Inom Inter IKEA Group används MedHelp Cares hälsoplattform sedan länge för att hantera sjukfrånvaro, men också för att följa sjukfrånvaron över tid och kunna agera på rätt sätt. De positiva effekterna är flera. Det är en viktig pusselbit i att sänka sjukfrånvaron och mindre tid behöver läggas på administration. Dessutom ger det bra förståelse för hälsoläget och gör det enklare att stötta medarbetare på bästa sätt.
Inter IKEA Group och MedHelp Cares gemensamma historia startade redan 2010. Då började Inter IKEA Group använda MedHelp Cares tjänster för företagshälsa, samarbetet har sedan utvecklats med tiden.
Karl-Johan Kallenberg är Co-Worker Experience Manager på Inter IKEA Group, och ansvarar för organisation, processer och system som rör medarbetarna. Han har varit på IKEA sedan 2009 och samarbetat med MedHelp Care sedan 2010.
– Med hjälp av MedHelp Cares hälsoplattform supporterar vi sänkt sjukfrånvaro och minskar den tid chefer och medarbetare behöver lägga på administration. Det handlar om stora vinster, både i välmående och tid, säger Karl-Johan.
Hjälp att identifiera, hantera, agera och mäta
I Sverige använder de cirka 5 000 medarbetarna inom Inter IKEA Group, fördelade på 12 bolag, MedHelp Cares hälsoplattform för att hantera sin sjukfrånvaro. Det ger cheferna överblick på hälsoläget, möjlighet att mäta sjukfrånvaron och identifiera risker och orsaker till ohälsa. Hälsoplattformen gör det också möjligt att agera med rätt åtgärder vid rätt tidpunkt vid sjukfrånvaro och rehabilitering.
Hälsoplattformen är ett chefsstöd, men också ett stöd till medarbetare när de är sjuka. Den hjälper chefer och medarbetare att navigera i vad som gäller vid ohälsa och sjukdom vilket gör att det går snabbare och enklare. Det blir enklare för cheferna att arbeta för en trygg och säker arbetsmiljö, och rehabprocesserna blir tydligare.
Datadriven identifiering av risker
MedHelp Cares Hälsoplattform gör att Inter IKEA Group kan arbeta datadrivet och proaktivt med medarbetarnas hälsa. Utifrån realtidsdata från hälsoplattformen kan cheferna följa hälsoläget och se historik och mönster och på aggregerad nivå kan alla HR-chefer gå igenom hälsoläget i sina team. Signaler och risker för ohälsa kan då identifieras vid ett tidigt skede vilket blir en hjälp i det proaktiva hälsoarbetet.
På Inter IKEA Group kallas det för People Scorecard, och är ett styrkort där varje chef kan få en bild av bland annat hälsoläget i teamet här och nu, men också få aggregerad data över tid.
– Med hjälp av People Scorecard försöker vi identifiera det som triggar i gång sjukfrånvaro och snabba upp processer för att förebygga att medarbetare hamnar i långtidssjukskrivning, berättar Karl-Johan.
Hälsoarbetet har stort fokus på just att identifiera och hantera risker.
– De allra flesta medarbetarna mår ju bra, men det finns också en mindre grupp med högre risk och genom att följa dem kan vi lättare komma fram till hur vi ska arbeta och hjälpa på bästa sätt. Det blir ett datadrivet och tillförlitligt arbete, och samtidigt skräddarsytt utifrån varje individs situation, säger Karl-Johan.
Utifrån data i hälsoplattformen vet chefer och HR-ansvariga vilka frånvarotyper och frånvaroorsaker som är vanligast. Samtidigt påpekar Karl-Johan att Inter IKEA Group har låg sjukfrånvaro. Här arbetar främst tjänstemän som jobbar i olika konstellationer och på en mängd olika Inter IKEA-enheter eller hos olika leverantörer.
– Att hålla sig frisk och må bra när man arbetar på distans kräver mycket från både Inter IKEA-koncernen och medarbetaren. Det gör också att vi behöver jobba på ett annat sätt för att fånga upp eventuell ohälsa, säger Karl-Johan.
Påminnelser ger trygghet och sparar tid
Påminnelser från hälsoplattformen signalerar till chefer och medarbetare när det exempelvis är dags att skicka in läkarintyg, ha rehabsamtal eller inleda kontakt med Försäkringskassan. Karl-Johan säger att det är enkelt och tryggt för alla, särskilt eftersom allt också finns säkert dokumenterat på ett och samma ställe.
Målet för Inter IKEA Group är att minska sjukfrånvaron, men också att kapa ledtiden när det gäller allt från administration, chefstid och medarbetartid. De olika momenten går snabbt och det är smidigt med påminnelserna från plattformen i realtid.
Uppladdning av läkarintyg direkt i hälsoplattformen är en funktion som faktiskt initierades av Inter IKEA Group. De såg behovet av en lösning för enklare och säkrare hantering av läkarintyg med känsliga personuppgifter. MedHelp Care utvecklade en ny funktion baserat på Inter IKEA Groups behov och idé.
– Detta gör stor skillnad. När man har en kedja med många aktiviteter och något inte funkar blir hela kedjan ineffektiv. Men när allt funkar blir det en robust kedja som i stället fungerar mycket väl. Nu går det fort att skicka in sitt intyg, man får en notifiering när allt är på plats, och intyget är säkert förvarat. Vi gör det enkelt för många, helt enligt vår vision, säger Karl-Johan.
Integrerade system underlättar
I Sverige har Inter IKEA Group kopplat ihop sitt HR-system Workday med MedHelp Cares Hälsoplattform, vilket gör att all masterdata nu finns på ett ställe. Det blir enkelt att administrera sjukfrånvaro och rehabilitering när det finns en direkt integration mellan systemen. MedHelp Care och Inter IKEA har börjat att titta på om det skulle finnas ett bra business case att använda MedHelp Care i fler länder även om förutsättningarna ser olika ut.
– Med all data i ett system blir allt mycket enklare, all data lagras tryggt och säkert och vi har koll på vem som får se vad. Medarbetarna kan lita på att deras data lagras som den ska, men också att data tas bort när den inte behövs längre. Det blir tryggt både för cheferna och medarbetarna, säger Karl-Johan. Information om medarbetarnas hälsa är den mest känsliga data vi har, samtidigt är den också absolut säkrast lagrad enligt GDPR.
Karl-Johan berättar att Inter IKEA Group har höga ambitioner när det gäller medarbetarnas hälsa. Målet är att skapa en hälsosam och säker arbetsmiljö så att ingen ska behöva bli långtidssjukskriven. Företaget ska agera på tidiga signaler för att fånga upp eventuella behov av arbetsanpassningar, för att undvika sjukfrånvaro.
– Det handlar om att hitta nycklarna innan det har hänt, att agera på tidiga signaler och symtom innan sjukdom. Och det kan vi göra med hjälp av bland annat MedHelps Hälsoplattform, avslutar Karl-Johan.
Vill du veta mer om hur MedHelp kan hjälpa dig att jobba systematiskt och förebyggande med sjukfrånvaron på ditt företag? Gör en intresseanmälan nedan så kontaktar vi er snart och berättar mer!
