När GE Maskintjänst växte snabbt ökade kraven på en mer strukturerad och likvärdig hantering av sjukfrånvaro. Med stora arbetsgrupper, skiftarbete och många nya chefer blev det avgörande för HR att gå från manuella arbetssätt och magkänsla till ett gemensamt, datadrivet stöd för uppföljning och förebyggande arbete.
GE Maskintjänst är verksamma i Gällivare med omnejd och arbetar bland annat mot stora aktörer som gruvindustrin. Organisationen består i dag av omkring 350-450 medarbetare, med variationer beroende på säsong. Platscheferna ansvarar för arbetsgrupper som varierar mellan 30-150 medarbetare – även om den vanligaste storleken är mellan 30 och 50 medarbetare.
Den här typen av organisation med stora arbetsgrupper och skiftarbete ställer höga krav på hur personalfrågor följs upp. Samtidigt är det en miljö där sjukfrånvaro snabbt får konsekvenser i det dagliga arbetet och kan försvåra bemanningen.
För HR-ansvarige Mikael Jannok handlar en stor del av arbetet därför om att ge cheferna rätt förutsättningar för uppföljning och förebyggande arbete.
Innan MedHelp: Manuellt arbete och magkänsla
Innan GE Maskintjänst började använda MedHelp hanterades sjukfrånvaro till stor del manuellt. Statistik hämtades från lönesystemet och sammanställdes i Excel.
– Det låg mycket ansvar på varje chef, och för att upptäcka mönster behövde man vara väldigt lyhörd ute i verksamheten. Många gick under radarn, säger Mikael Jannok.
Mikael Jannok förklarar att medarbetare kunde sjukanmäla sig till flera olika arbetsledare, och det dröja upp till ett halvår innan cheferna såg mönster av upprepad frånvaro. Ofta var det dessutom oklart om frånvaron handlade om sjukdom, semester eller enstaka dagar, tills någon gick in och plockade ut persondata.
– Nu kan vi direkt se data och fatta mer rationella beslut.
Växande organisation med ökat behov av struktur
I takt med att organisationen växte blev det tydligt att GE Maskintjänst behövde ett gemensamt och mer proaktivt arbetssätt för sjukfrånvarohanteringen.
– Vi är en ganska ny organisation som vuxit snabbt. Då blir det svårt att jobba med de här frågorna utan stöd, säger Mikael Jannok.
MedHelp blev ett sätt att skapa samsyn i organisationen och ge cheferna ett tydligare ramverk.
– Verktyget hjälper våra nya chefer att veta vad som är rätt, när man ska agera och hur.
Även hanteringen av läkarintyg var ett område som saknade struktur.
– Tidigare hanterades intygen manuellt och kunde skickas mellan olika personer i organisationen. Nu finns allt samlat på ett ställe, säger Mikael Jannok.
Dashboarden ger värdefull koll dagligen
I dag använder Mikael MedHelp dagligen. Det han använder mest är dashboarden, som ger en snabb överblick över nuläget.
– Jag ser direkt hur många som är sjuka och hur många som blivit friska. Sedan följer jag upp dem som glömt att checka ut eller friskanmälan sig. Och om något sticker ut kontaktar jag cheferna och ber dem kolla. De hinner inte alltid gå in själva, utan väntar ofta på notiser.
Tydligare uppföljning i en skriftbaserad verksamhet
I en verksamhet med skiftgång och mycket tillresande personal får sjukfrånvaro snabbt konsekvenser för bemanningen. För GE Maskintjänst har MedHelp bidragit till ett mer strukturerat arbetssätt, med tydligare sjukanmälan och mer konsekvent uppföljning.
– Ofta är det sju dagar på och sju dagar ledigt. Med plattformen är det inte lika lätt att bara ringa och sjukanmäla sig. Folk vet att vi har bättre koll och att vi följer upp om något inte stämmer, säger Mikael Jannok.
En viktig del är att medarbetaren redan vid sjukanmälan anger ett uppskattat återgångsdatum. Det gör att frånvaron i större utsträckning följs upp aktivt och skapar dialog mellan medarbetare och arbetsledare vid längre sjukperioder.
– Det gör också att man märker att någon bryr sig. Om ingen hör av sig är det lätt att frånvaron bara rullar på. För den enskilda medarbetaren kan det bli kostsamt, särskilt när man har rest långt för att jobba och sedan är sjuk stora delar av perioden, säger Mikael Jannok.
Sedan årsskiftet erbjuds medarbetarna även sjukvårdsrådgivning i direkt anslutning till sjukanmälan, vilket ytterligare stärker dialogen och uppföljningen tidigt i sjukperioden.
Data som stöd för både vardag och beslut
Utöver den dagliga uppföljningen använder Mikael Jannok MedHelps statistikfunktion regelbundet som beslutsunderlag.
– Varje månad använder vi statistiken i presentationer till ledning och beställare, säger Mikael Jannok.
Det ger organisationen möjlighet att prata om sjukfrånvaro på ett mer faktabaserat sätt – både internt och externt.
Nästa steg: rutiner som sitter i hela organisationen
GE Maskintjänst är fortfarande relativt nya i sitt arbetssätt med MedHelp, och fokus framåt ligger på att få rutinerna att fungera lika i hela organisationen.
– Det tar tid att få in ett nytt arbetssätt i vardagen, särskilt i en verksamhet med många medarbetare och olika arbetsgrupper, säger Mikael Jannok.
Samtidigt ser han tydligt värdet av det datadrivna arbetssättet.
– Ju mer data vi får, desto bättre underlag har vi för att arbeta förebyggande.