Lycksele kommun har haft MedHelps lösning för frånvarohantering, sjuk- och friskanmälan, och Rehabstödet sedan 2011. Kommunen har med hjälp av MedHelps lösningar arbetat konstruktivt med både kort och lång sjukfrånvaro, lyckats sänka sjukfrånvaron och säkerställt ordning och reda i den lagstadgade dokumentationen vid sjukfrånvaro.
Lycksele kommun har cirka 1 450 tillsvidareanställda medarbetare och ett stort antal vikarier och visstidsanställda, inom bland annat utbildning, vård och omsorg. De hade behov av ett system för att snabbt och effektivt få överblick över både sjukanmälningar och friskanmälningar, som stöd för HR men också för cheferna som kan ha 50–60 direktrapporterande medarbetare. Tidigare hanterades sjukanmälningar via telefon till närmsta chefen och HR vilket tog mycket tid och krävde en hel del administration.
Med MedHelps Sjuk- och friskanmälan skapades en kanal in för alla sjuk-, frisk och VAB-anmälningar, och de som berörs av frånvaron får information automatiskt genom mejlnotifieringar från systemet. Fördelarna med ett digitalt system för sjuk- och friskanmälan och rehabiliteringsstöd är många, enligt Camilla Persson, HR-specialist på Lycksele Kommun.
”Det är smidigt att HR och chefen snabbt får överblick över läget och att vi har ett tryggt och säkert sätt att dokumentera allt som har med sjukfrånvaro att göra. Mejlnotifieringarna som skickas automatiskt vid varje händelse är helt avgörande och underlättar enormt”, säger Camilla.
Systemet säkerställer dokumentation enligt arbetsmiljölagen och GDPR
I MedHelps system samlas all nödvändig information kopplad till rehabiliteringsplaner när medarbetare är långtidssjukskrivna.
”Det gör att vi alltid vet var vi har dokumentationen, som läkarintyg, rehabiliteringsplaner eller resultat av rehabiliteringssamtal. Det är också väldigt bra att all information följer individen i systemet, oavsett om en medarbetare eller chef byter jobb internt eller slutar”, säger Camilla.
Lycksele Kommun har de senaste åren arbetat intensivt för att sänka korttidsfrånvaron. Genom att aktivt arbeta med rehabiliteringskedjan har de lyckats med att både minska korttidsfrånvaron och att korta långtidssjukskrivningarna. 2015 var den totala sjukfrånvaron 8,3 procent och 2019 hade den sjunkit till 6,6 procent.
”MedHelps frånvarohantering och rehabiliteringsstöd är viktiga verktyg i vårt arbete för att sänka sjuktalen. Att chefen får en påminnelse vid upprepad korttidsfrånvaro om att hålla hälsosamtal eller om andra åtgärder, underlättar för chefen och har lett till färre sjukdagar”, säger Camilla.
Det är enkelt att se historiken och all dokumentation för varje medarbetare. Det ger ett bra underlag för HR och chefer i dialog med medarbetare som haft upprepad korttidsfrånvaro under längre tid.
Vid långtidssjukskrivningar behöver chefen inte själv hålla reda på vad som ska göras eller när. Det sköts automatiskt genom MedHelps rehabiliteringsstöd, som skickar påminnelsemejl till chefen när åtgärder behöver vidtas. Samma information går också till en HR-specialist vilket gör det lättare för HR-enheten att stötta cheferna.
”Vårt mål är fortsatt sänkt sjukfrånvaro. De senaste åren har vi lyckats mycket bra och 2019 hade vi de lägsta sjuktalen någonsin, medan vi under våren i år precis som många andra tyvärr har haft ökade sjuktal på grund av Corona. Bortser vi ifrån det så har både den korta och den långa sjukfrånvaron minskat stadigt i flera år nu”, säger Camilla.
Frånvarohantering som tydliggör sjukfrånvarokostnaden
HR-enheten följer statistiken i MedHelps system noga, både sjuktal och sjukfrånvarokostnader. Varje vecka tittar de på exakt hur det ser ut i varje grupp och på totalen och jämför med tidigare veckor och samma period föregående år.
”Eftersom vi lyckats sänka sjukfrånvaron har både kostnader för sjukfrånvaro och företagshälsovård gått ner. Det hänger ju ihop, behovet av företagshälsovård minskar som en positiv följd av lägre sjuktal”, säger Camilla.
Cheferna kan enkelt ta fram siffror för det egna teamet och får på så sätt snabb överblick och ett material att kommunicera kring med den egna gruppen till exempel vid arbetsplatsträffar. Det är smidigt och effektivt då de inte behöver blanda in HR för att få fram sina siffror.
”Vårt nästa steg är att integrera MedHelps lösningar med vårt lönesystem, vilket kommer öka effektiviteten ytterligare. Vi fortsätter också att jobba aktivt med att minska sjukfrånvaron och stötta cheferna i det arbetet lokalt”, avslutar Camilla.
Vill du veta mer om hur MedHelp kan hjälpa dig med det preventiva hälsoarbetet?
