Den 1 juni 2021 började Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter kring arbetsanpassning att gälla med syftet att tydliggöra och anpassa dem utifrån dagens arbetsmarknad och utmaningar. Vikten av det förebyggande arbetet är tydligare, liksom arbetsgivarens roll att bidra i rehabilitering för att underlätta för medarbetare att komma tillbaka till arbetet efter sjukfrånvaro. Nu ställs också krav på att ha rutiner och struktur i arbetsmiljöarbetet.
Arbetsanpassning en nyckel till lyckad rehabilitering
Något som skiljer föreskrifterna Arbetsanpassning AFS 2020:5 från tidigare föreskrifter är att ordet rehabilitering tagits bort i namnet. Det beror inte på att det har blivit mindre viktigt, utan på att arbetsgivarens rehabiliteringsansvar regleras i socialförsäkringsbalken och inte i arbetsmiljölagen. Kraven på arbetsgivare att verka för att få tillbaka en medarbetare efter sjukskrivning har dock inte ändrats. Tvärtom tydliggörs nu att arbetsgivaren kan bidra i rehabiliteringen genom att anpassa arbetsmiljön för att underlätta för medarbetare att komma tillbaka i arbete.
– Sjukfrånvaron är en stor kostnad för arbetsgivare. Att anpassa arbetet för att undvika sjukfrånvaro eller underlätta återgång till arbete efter sjukfrånvaro, kan minska den kostnaden betydligt. Så det är bra att föreskrifterna har förtydligats ytterligare, säger Lars Roth, Produkt- och affärsutvecklingschef på MedHelp.
Arbetsgivarens ansvar vid arbetsanpassning
De nya föreskrifterna är mer konkreta när det gäller hur arbetsgivaren ska anpassa arbetsplatsen, arbetsuppgifterna eller arbetssituationen. Precis som med allt annat förebyggande systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivaren fortlöpande ta reda på behov av arbetsanpassning för medarbetare med nedsatt arbetsförmåga, oavsett vad orsaken till nedsättningen är, eller hur eller var den uppkommit.
– Det finns fortfarande mycket att göra för att förebygga och minska sjukfrånvaro men det är inte alltid lätt att veta vad problemen beror på eller hur de kan åtgärdas. Tydlig struktur och bra system som följer orsaker och frekvens bakom sjukfrånvaron kan då vara en god hjälp och det är något som arbetsgivaren själv bör ta ansvar för att ha på plats, säger Lars Roth.
Anpassning av fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö
Anpassningar på arbetsplatsen kan gälla både den fysiska och den organisatoriska eller sociala arbetsmiljön. Anpassningar i den fysiska arbetsmiljön kan handla om tekniska hjälpmedel eller att undanröja fysiska hinder för att utföra en arbetsuppgift. Medan anpassningar i den organisatoriska eller sociala arbetsmiljön kan handla om att organisera arbetet, till exempel genom rotation mellan olika arbetsuppgifter, eller att förändra roller eller ge stöd i prioritering av arbetsuppgifter.
I föreskrifterna finns också regler om att anlita extern sakkunnig hjälp utifrån, när kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker till.
– Vi vet genom våra drygt 500 kunder och från undersökningar vi gjort bland HR-chefer att detta är frågor som både HR-avdelningar och chefer ofta tycker är svåra. Ett första steg är att se till att ha koll på hur behoven ser ut i den egna organisationen, och för att få det behöver man mäta, följa och dokumentera sjukfrånvaro på ett systematiskt och säkert sätt, säger Lars Roth.
AFS 2020:5 i korthet:
- Förebyggande arbete: Arbetsgivaren ska arbeta förebyggande och fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna behöver arbetsanpassning.
- Rutiner: Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur man fångar upp behov av arbetsanpassning, av vem och hur, och hur detta ska hanteras i nästa steg.
- Systematiskt arbete: När behov av arbetsanpassning har konstaterats ska arbetsgivaren så snart som möjligt utreda behov, genomföra arbetsanpassningen, följa upp och vid behov justera arbetsanpassningen.
6 tips för lyckade arbetsanpassningar
- Agera på tidiga signaler
- Se till att ha tydliga rutiner som är förankrade i organisationen
- Ha en regelbunden dialog med den anställde som har nedsatt arbetsförmåga
- Skapa rutiner för samarbete med externa aktörer såsom Försäkringskassan och företagshälsovård
- Ta vara på och lära av erfarenheter
- Se arbetsanpassning både som rehabilitering och som förebyggande åtgärd
Källa: Suntarbetsliv prehabguide
Vad är AFS – Arbetsmiljöverkets föreskrifter
I Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) publiceras myndighetens föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter är bindande regler medan allmänna råd inte är bindande, utan innehåller rekommendationer om tillämpningen av föreskrifterna som anger hur någon kan eller bör handla i ett visst hänseende. De allmänna råden hänvisar bland annat till arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete.
Läs mer: Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS)
Vill du veta mer om hur en digital lösning för företagshälsa kan hjälpa er få överblick och säker dokumentation av uppgifter om sjukfrånvaro och hälsoläge? Kontakta oss.
