Ett omtankesamtal är ett informellt samtal mellan chef med personalansvar och medarbetaren för att upptäcka ohälsa på ett tidigt stadium samt vid sjukskrivning förkorta denna. I denna artikel går vi igenom vad du ska tänka på och delar en komplett mall för vilka frågor som bör ställas.
När du som chef upptäcker tecken på ohälsa på arbetsplatsen är det viktigt att agera snabbt genom att initiera ett omtankesamtal. Användningen av ett digitalt verktyg för att registrera sjukanmälningar kan vara ett effektivt sätt att få varningar när det är dags att inleda ett sådant samtal. Genom dessa samtal undersöker säkerställer du att du som arbetsgivare kan sätta in rätt åtgärder för att förebygga en möjlig sjukskrivning. Om exempelvis frånvaron beror på andra orsaker än ohälsa, ska du som arbetsgivarrepresentant vidta arbetsrättsliga åtgärder, exempelvis en varning.
Psykisk ohälsa utgör den främsta orsaken till långvarig sjukfrånvaro, med stress, oro och ångest som vanliga bidragande faktorer. Om du misstänker att en medarbetare lider av psykisk ohälsa är det dags att genomföra ett omtankesamtal.
Vad innebär ett omtankesamtal eller hälsosamtal på jobbet?
Initiativet till ett omtankesamtal, eller hälsosamtal som det också kallas, bör ligga hos medarbetarens chef med personalansvar. Det är ett informellt samtal som syftar till att upptäcka ohälsa i ett tidigt skede och förebygga eller förkorta eventuell sjukskrivning. Målet är att ge chefen insikt i medarbetarens välmående och att identifiera eventuella åtgärder på arbetsplatsen för att undvika sjukskrivning eller underlätta återgången till arbete. Det är inte ovanligt att medarbetare visar tecken på psykisk ohälsa genom korttidssjukskrivningar, sjuknärvaro och förändrat beteende på arbetsplatsen.
Varningssignaler på ohälsa – läge för ett hälsosamtal
Varningssignaler att vara uppmärksam på inkluderar snabba humörsvängningar, överdriven oro, obefogade skuldkänslor, överdriven självkritik och negativa tankar om hur andra uppfattar dem. Långvariga koncentrationssvårigheter, kraftlöshet och brist på energi över tid bör också noteras. Psykisk ohälsa kan också manifesteras fysiskt genom ovanlig värk och smärta, särskilt i axlar, skuldror och rygg.
Ett digitalt verktyg som samlar alla sjukanmälningar kan ge en översikt och automatiska varningar om en medarbetare är sjukskriven fler än sex gånger under ett år. Exempel på sådana verktyg är MedHelp Cares hälsoplattform som dessutom har ett AI som identifierar tidiga signaler på ohälsa. I plattformen kan både förebyggande åtgärder och lagstadgade uppgifter vid kort och långtidssjukskrivningar dokumenteras och följas upp.
Omtankessamtal: Frågor och tips
Om du känner dig osäker kring hur du ska hålla ett omtankesamtal kan du alltid söka stöd från HR för att vara med och eventuellt leda omtankesamtalet. Fråga även hur medarbetaren tänker kring samtalet. Förbered dig noggrant och välj en neutral plats för ostört samtal. De övergripande frågorna kan inkludera:
- Sjukdomshistorik det senaste året: Vad sticker ut?
- Orsaker till det dåliga måendet.
- Åtgärder för att underlätta återgång i arbete eller förhindra sjukskrivning (från chefens perspektiv).
- Åtgärder för att återgå i arbete eller förhindra sjukskrivning (från den anställdes perspektiv).
Mall för hälsosamtal och omtankesamtal
Vi har tagit fram en komplett mall som ni kan dela med era chefer i organisationen med frågor som bör ställas under detta samtal.
Glöm inte att dokumentera samtalet i ett digitalt systemverktyg som båda parter har tillgång till för framtida referens!