Björn Lundén AB uppmuntrar till balans mellan arbete och fritid, erbjuder hälsoundersökningar, motionstimmar, massage på arbetstid, friskvårdsbidrag, har eget gym, motionsspår, kompletterar lönen vid långtidssjukskrivning och föräldraledighet, bjuder på fika varje morgon och eftermiddag samt ordnar lunch till medarbetarna för att de ska få bra måltider varje dag. Sedan ett par år har de också MedHelps lösningar för att minska sjukfrånvaron och stötta gruppledarna i deras rehabiliteringsansvar.
– Företaget var i ett läge där det hade växt så pass att det började bli svårt att ha överblick, veta vem som jobbade, vem som var sjuk, vabbade eller när någon väntades tillbaka från sjukfrånvaro. Det blev svårt att ha koll på att vi gjorde rätt sak vid rätt tillfälle när någon var sjuk, som att informera Försäkringskassan eller ha hälsosamtal, och vi vill ju göra rätt, säger Zara Fröroth, HR-ansvarig på Björn Lundén AB.
Björn Lundén valde då MedHelps lösningar för frånvarohantering med personlig sjukvårdsrådgivning och rehabiliteringsstöd. Grunden är sjuk- och friskanmälan som genererar data om frekvens, omfattning och orsaker till sjukfrånvaron. Rehabiliteringsstödet ger gruppansvariga hjälp genom hela rehabiliteringsprocessen.
– Information, mallar och påminnelser i systemet är till stor hjälp och gör att de med personalansvar kan känna sig trygga i att de inte missar något viktigt. Statistiken vi får ut gör det också enklare att arbeta proaktivt och ta tag i problem innan de blir stora, säger Zara.
Zara kan konstatera att korttidsfrånvaron har gått ner och det har blivit lättare att ta tag i problem i ett tidigt skede vilket också minskat långtidssjukskrivningarna. Dokumentationen i systemet gör att det är lätt att gå tillbaka, se på historik och vad man tagit upp tidigare.
– Vid upprepad frånvaro får vi en signal att det är dags för hälsosamtal. Dokumentationen blir en viktig grund för dialogen med medarbetaren. Nu har vi fakta att utgå ifrån, tidigare byggde mycket på känslor. Detta är helt avgörande för att jobba proaktivt, säger Zara.
– Allt är lätt att följa och förstå och man får fort en bra överblick vilket har gjort det lätt att också få gruppledarna med på tåget. Systemet är enkelt att använda och ger stor nytta, säger Zara. Gruppledarna har gott stöd i processen och sköter det mesta själva utan support från HR som istället kan komma in i delar av rehabiliteringen som är mer komplicerad.
Gruppledarna har nu bra koll på sina processer när någon är sjuk eller behöver rehabilitering. De får automatiskt påminnelser och behöver inte oroa sig för att missa något utan vet att de gör vad de ska för att ta hand om sina medarbetare. Rehabstödet används flitigt.
– Utan Rehabstödet hade vi behövt egna interna processer för dokumentation, vem som ansvarar för vad och hur man ska göra när någon blir sjuk. Nu har vi allt samlat i systemet som påminner vid behov. Det är förstås viktigt för de anställda att allt fungerar men också viktigt för gruppledarna, de vill göra rätt, säger Zara.
Frånvarohanteringen säkerställer trygg och säker dokumentation enligt GDPR när det gäller allt som rör medarbetarnas hälsa och sjukfrånvaro.
– Nu har vi en plats för dokumentationen och det är enkelt och säkert att ge tillgång till rätt personer. Detta är viktigt för både medarbetare och för företag. Vi ska hantera den här typen av uppgifter på ett ansvarsfullt sätt, och det blir enkelt med MedHelps system, säger Zara.
är ett viktigt underlag i analys och beräkningar till exempel när det gäller bemanning, till exempel hur bemanningen behöver anpassas om det är en grupp med många småbarnsföräldrar som har mycket VAB. Statistiken gör det också lätt att följa upp och mäta att de insatser företaget gör leder till önskat resultat eller inte.
Zaras, och Björn Lundéns, ambition är nu att alla ledare ska använda verktygen och känna sig bekväma så de kan jobba proaktivt med hälsoläget i sitt team. Rehabiliteringsansvaret är en viktig del av ledarrollen, och det är viktigt att företaget kan skapa bra förutsättningar för att arbeta med detta.
– Framåt ska vi rikta in oss ännu mer på det proaktiva arbetet för att undvika sjukskrivningar. Statistiken ger oss koll på orsaker och flaggar upp när det är dags för hälsosamtal vilket är till stor hjälp. All data samlad på ett ställe gör inte bara detta lättare utan är en nödvändighet för att kunna jobba proaktivt, avslutar Zara.
