Systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM, handlar om hur arbetsgivaren organiserar, genomför och följer upp arbetsmiljöarbetet för att förebygga ohälsa och olycksfall och skapa en tillfredsställande arbetsmiljö. Det regleras i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:1 och ska vara en del av den dagliga verksamheten. För att få chefer att prioritera SAM behöver arbetet vara konkret, integrerat i vardagen och möjligt att följa upp över tid.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) påverkar inte bara hur nöjda och trygga dina anställda är, utan också företagets lönsamhet. Trots det är det svårt att få in bra rutiner.
I den här guiden går vi igenom hur du skapar rätt förutsättningar för ett effektivt SAM-arbete, men framförallt hur du, en gång för alla, motiverar cheferna att ta SAM på allvar.
I denna guide får du ta del av
- varför SAM är så svårt att få in i vardagen
- en steg för steg-guide för hur du hjälper cheferna att hitta strategier för både kortsiktigt och långsiktigt arbete
- hur du tar hjälp av ledningen för att få fart på cheferna
- en checklista på vad som behövs för att motivera cheferna
- vanliga frågor och svar om SAM
- hur MedHelp kan stötta i det systematiska arbetet
Vad innebär SAM?
Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att ni arbetar löpande med att undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp om åtgärderna fungerar. Arbetet ska omfatta fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.
I praktiken betyder det att arbetsmiljöfrågor behöver behandlas på samma sätt som andra verksamhetsfrågor, som kvalitet, ekonomi och leverans. När SAM fungerar väl blir det lättare att upptäcka risker i tid, förebygga ohälsa och skapa bättre förutsättningar för både chefer och medarbetare.
Varför är SAM svårt att få in i vardagen?
Det vanligaste problemet är inte ointresse, utan att arbetsmiljöarbetet upplevs som abstrakt. Många chefer vet att de har ett ansvar, men inte alltid hur arbetet ska göras i praktiken, vad som behöver dokumenteras eller hur det ska prioriteras i relation till andra krav.
För att få chefer att prioritera frågan behöver arbetsmiljöarbetet kopplas till det dagliga ledarskapet, verksamhetens mål och chefens faktiska ansvar.
Så får du chefer att prioritera SAM
1. Gör chefens ansvar konkret
Det räcker inte att säga att chefen ’äger arbetsmiljön’. Chefen behöver veta vilka delar av SAM som ligger på den egna rollen, vilka beslut hen får fatta, vilket stöd som finns från HR, skyddsombud och företagshälsovård och när frågor ska lyftas vidare. Ju tydligare uppdraget är, desto lättare blir det att ta ansvar i praktiken.
2. Utbilda utifrån verkliga situationer
En genomgång av lagkrav är sällan tillräcklig. Chefer behöver förstå hur SAM ser ut i vardagen: hur en riskbedömning görs inför förändring, hur signaler på ohälsa fångas upp, hur arbetsmiljöfrågor dokumenteras och hur uppföljning ska ske. Utbildning blir mest effektiv när den tar avstamp i verkliga situationer från chefens egen verksamhet.
3. Skilj på arbetsmiljöpolicy, rutiner och ansvar
Policyn ska visa riktningen. Rutinerna ska visa hur arbetet går till. Uppgiftsfördelningen ska visa vem som gör vad. När dessa delar är tydliga och åtskilda blir det enklare för chefer att omsätta SAM i praktiken.
4. Fokusera på rätt dokumentation
Det är bättre att hjälpa cheferna att dokumentera rätt saker, på rätt sätt, än att säga ’dokumentera allt’. I praktiken behöver de ofta stöd i att dokumentera riskbedömningar, planerade åtgärder, ansvarsfördelning, uppföljningar och lärdomar efter incidenter eller signaler på ohälsa.
5. Följ upp oftare än en gång per år
Det årliga lagkravet är golvet, inte taket. För att få chefer att prioritera SAM behöver ni skapa tätare avstämningar under året, till exempel i ledningsmöten, chefsforum eller i uppföljning av enheter med hög sjukfrånvaro eller återkommande signaler.
6. Använd data för att göra arbetsmiljöarbetet relevant
Chefer motiveras sällan av regelverk i sig. De motiveras av att förstå vad som händer i den egna verksamheten och vad de kan påverka. Därför är det värdefullt att använda data som stöd i dialogen, till exempel sjukfrånvaromönster, återkommande korttidsfrånvaro, signaler från medarbetarundersökningar, tillbud, arbetsbelastning eller skillnader mellan enheter över tid.
Vad behöver ledningen göra?
Chefer prioriterar det som följs upp, efterfrågas och ges utrymme för. Därför behöver ledningen visa att SAM är en del av verksamhetsstyrningen, inte ett sidospår.
- Följ upp arbetsmiljöarbete regelbundet.
- Efterfråga status på risker och åtgärder.
- Säkerställ att chefer har rätt resurser och mandat.
- Gör det tydligt att arbetsmiljöansvaret är en del av chefsrollen.
Vad gör ni om någon blir sjuk eller ett allvarligt tillbud inträffar?
Om en arbetstagare drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet, eller om ett allvarligt tillbud inträffar, behöver arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas. Syftet är att identifiera bakomliggande orsaker i arbetsmiljön – inte att leta skuld.
- Vad i arbetsmiljön bidrog till händelsen?
- Vad behöver ändras för att minska risken framåt?
- Hur säkerställer vi att det inte händer igen?
Så får du in SAM i chefens vardag
Det som brukar fungera bäst är att göra arbetsmiljöarbetet så konkret som möjligt. Börja med att säkerställa att varje chef vet vilket ansvar rollen har, vilka rutiner som gäller, hur risker ska fångas upp, hur åtgärder dokumenteras och när uppföljning sker.
Bygg sedan in arbetsmiljöarbetet i befintliga forum i stället för att lägga det vid sidan av. När SAM blir en del av verksamhetsdialog, uppföljning och ledarskap blir det också lättare att hålla i över tid.
Checklista: så motiverar du cheferna att ta SAM på allvar
| □ Tydliggör chefens ansvar, mandat och stöd.
□ Utbilda med utgångspunkt i verkliga situationer. □ Se till att policy, rutiner och uppgiftsfördelning är tydliga. □ Hjälp cheferna att dokumentera rätt saker. □ Följ upp arbetsmiljöarbetet löpande, inte bara årsvis. □ Använd data för att göra risker och utveckling synliga. □ Gör SAM till en naturlig del av verksamhetsstyrningen. |
Vanliga frågor om systematiskt arbetsmiljöarbete
Hur ofta ska SAM följas upp?
Minst en gång per år. Den årliga uppföljningen bör kompletteras med tätare avstämningar under året när det behövs.
Måste arbetsmiljöpolicyn vara skriftlig?
Ja, om verksamheten har tio eller fler arbetstagare. Detsamma gäller rutinerna för SAM och dokumentation av den årliga uppföljningen.
Vad ska en arbetsmiljöpolicy innehålla?
Den ska beskriva hur arbetsmiljöförhållandena ska vara i verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.
Vad är skillnaden mellan policy och rutiner?
Policyn visar målet och inriktningen för arbetsmiljöarbetet. Rutinerna beskriver när och hur arbetet ska genomföras, vem som ansvarar för att det sker och vilka som ska medverka.
Behöver SAM omfatta organisatoriska och sociala frågor?
Ja. SAM ska omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.
Så kan MedHelp stötta ert systematiska arbetsmiljöarbete
När chefer inte prioriterar det systematiska arbetsmiljöarbetet beror det sällan på ovilja. Oftare handlar det om att ansvaret är otydligt, stödet otillräckligt eller uppföljningen för sporadisk. För att SAM ska fungera i praktiken behöver arbetet vara konkret, integrerat i vardagen och enkelt att följa upp.
MedHelp hjälper arbetsgivare att skapa bättre struktur i arbetet med sjukfrånvaro, tidiga signaler och uppföljning. Det gör det lättare för chefer och HR att få överblick, upptäcka mönster i tid och arbeta mer förebyggande.
Vill du se hur MedHelp kan stötta ert systematiska arbetsmiljöarbete i praktiken? Boka en demo så visar vi hur ni kan få bättre överblick, fånga tidiga signaler och följa upp arbetsmiljöarbetet mer strukturerat.