När sjukfrånvaro hanteras manuellt riskerar både tid och viktiga signaler att gå förlorade. På Alfdex har MedHelps plattform blivit ett konkret stöd i vardagen – för att skapa struktur, fånga tidiga tecken och göra rehabiliteringsarbetet enklare, mer träffsäkert och tryggt.
För HR-generalisten Sanela Mustafi är plattformen i dag en självklar del av verksamhetens sätt att arbeta med frånvaro och arbetsmiljö, särskilt i produktionen där majoriteten av medarbetarna finns.
Alfdex är en producerande verksamhet med cirka 140 anställda. I den typen av miljö påverkar varje frånvarotillfälle planering, bemanning och tempo, och det ställer höga krav på uppföljning och tydlighet. Sanela arbetar nära cheferna inom operations – där produktion, kvalitet, underhåll och fastighet ingår. Rehab och sjukfrånvaro är en stor del av hennes arbete och systemet är ett viktigt stöd för hela företaget.
Från manuella listor till ett arbetssätt som håller ihop
Innan MedHelp byggde mycket av arbetet på manuella rutiner. Frånvaro kom in via telefon och sms, HR lyssnade av telesvar, registrerade i lönesystemet och följde upp sjukfrånvaron via månadsrapporter och Excel-listor.
– Det var mycket handpåläggning. HR fick listor varje månad, lade in i Excel, höll koll på tillfällen och försökte se vem som var på väg mot gränserna.
Behovet var tydligt: ett verktyg som kunde ge både struktur och säkerhet, och som minskade risken att missa kritiska steg i processen.
Tidiga signaler som gör det lättare att agera i rätt tid
En av de funktioner som Sanela särskilt lyfter är MedHelps automatiska notiser som uppmärksammar avvikande frånvaromönster som kan tyda på ohälsa. Det gör att HR och chefer kan agera tidigt, innan problemen växer.
– Systemet ger HR en indikation när någon haft fyra sjuktillfällen, när detta sker bokas ett första hälsosamtal enligt vår rehabiliteringspolicy.
Samtidigt kan Alfdex själv ställa in vilka intervaller de vill ha signaler på.
– Det är professionellt uppbyggt. Vi sätter våra kriterier och systemet hjälper oss att hålla koll.
Självservice och tydliga flöden förenklar vardagen
För Sanela är en annan avgörande förbättring hur mycket av flödet som nu ligger hos medarbetaren – utan att tappa kontroll eller kvalitet. Medarbetare sjukanmäler sig i appen, får påminnelser när de närmar sig sin förväntade återgång och friskanmälan sker direkt i systemet. Medarbetarna laddar även själva upp läkarintyg, vilket minskar administrationen och skapar en trygg och spårbar hantering. Chef och HR ser direkt när intyg kommer in och kan då enkelt registrera den delen i lönesystem utan att hantera papper.
Sanela beskriver plattformen som användarvänlig och enkel att arbeta i – både för medarbetare, chefer och HR.
Allt samlat på ett ställe – bättre underlag för cheferna
En viktig del i Alfdex arbetssätt är att säkerställa att cheferna har en tydlig överblick, även om de inte arbetar dagligen i systemet. MedHelp samlar dokumentation, historik och mallar i personkortet, vilket gör att alla utgår från samma bild.
– Tidigare tog jag med block på möten, skrev ner, och gjorde om dokumentationen igen efteråt. Nu fyller jag i mallarna digitalt under samtal och sparar säkert. Om chefen undrar vad vi kom överens om så finns allt samlat under personkortet.
I verksamheter där HR stöttar chefer i arbetet med sjukfrånvaro blir detta ett konkret sätt att hålla ihop hela processen.
Statistik som skapar insikt över tid
Alfdex har nyligen börjat arbeta mer aktivt med statistiken i MedHelp, bland annat i regelbundna möten med operationsledningen. Där används data för att förstå mönster, orsaker och säsongsvariationer.
– Jag tar fram statistik per kvartal för att se hur det rör sig och vad det beror på. Vi kan se tendenser kopplat till exempelvis virusperioder eller andra mönster.
Sanela lyfter också värdet av den nyare statistikvyn:
– Jag gillar att rapporterna blivit tydligare. Det underlättar när man ska presentera resultat.
Ett professionellt arbetssätt som frigör tid och stärker tryggheten
Efter snart två år med MedHelp är Sanela tydlig med vilken skillnad det har gjort. Även om Alfdex ännu saknar tillräckligt lång historik för att isolera en exakt effekt på sjukfrånvaron, är vinsten i arbetssättet uppenbar.
– Det är kanske för tidigt att säga att systemet i sig sänkt sjukfrånvaron, men det har förbättrat vårt sätt att arbeta. Vi gör rätt saker i rätt tid, och vi har steppat upp nivån.
För HR innebär det mindre manuell administration, bättre precision och ett stöd som gör proaktivt arbete möjligt även i en komplex vardag.
Vill du veta mer om hur MedHelp kan hjälpa dig att jobba systematiskt och förebyggande med sjukfrånvaron på ditt företag? Gör en intresseanmälan nedan så kontaktar vi er snart och berättar mer!