På Swegons fabrik i Kvänum hanterades sjukfrånvaron tidigare med telefonsvarare, almanackor och tjocka pärmar. I dag är allt digitalt – och HR Business Partner Marita Ehn märker skillnaden varje dag.
Swegon är ett globalt företag med verksamhet i hela världen och drygt 700 medarbetare i Sverige. På fabriken i Kvänum, den största av Swegons svenska enheter, arbetar Marita tätt ihop med fem produktionschefer som tillsammans ansvarar för cirka 200 medarbetare – chefer med upp till 40 underställda vardera.
Innan MedHelp var sjukfrånvarohanteringen fragmenterad. Medarbetare ringde till en telefonsvarare, HR förde in uppgifterna manuellt i en almanacka och all dokumentation låg i papperspärmar.
– Nu finns allt tillgängligt för både mig och cheferna. Informationen följer med personen om de byter chef, så man behöver inte börja om från början, säger Marita.
Tydliga rutiner som skapar medvetenhet
En av de tydligaste effekterna av MedHelp är att rutinerna blivit synliga för hela organisationen. Systemet skickar automatiska påminnelser när det är dags för läkarintyg, hälsosamtal eller rehabsamtal – och medarbetarna är nu medvetna om att det finns tydliga trösklar: tre sjuktillfällen på sex månader leder till ett hälsosamtal, sex tillfällen på tolv månader till ett rehabsamtal.
– Jag tror att systemet hjälper till med att hålla sjukfrånvaron nere eftersom personalen nu är medvetna om att vi har tydliga rutiner. Det gör det svårare att ’försvinna’, säger Marita.
Ett nav som håller ihop hela rehabarbetet
För Marita ligger det största värdet i att få hela rehabarbetet samlat och överblickbart. En gång i månaden går hon tillsammans med varje chef igenom medarbetarna. De identifierar vilka som behöver följas upp och vilka åtgärder som ska sättas in. Allt dokumenteras direkt i systemet.
– Den största fördelen för mig är att allt finns samlat på ett ställe. Jag kan enkelt få en helhetsbild och får mejl när en chef ska ha ett samtal.
Läkarintyg, anteckningar och återkoppling från läkare eller företagshälsovård finns alltid lättillgängligt – vilket minskar risken att något missas.
Stöd till cheferna – när det behövs
För produktionscheferna – som kan ha upp till 40 underställda och bär det fulla personalansvaret – gör plattformen konkret skillnad i vardagen. De får en direkt notis när en medarbetare sjukanmäler sig, samtidigt som medarbetaren kan få rådgivning av en sjuksköterska utan att gå via HR. Det gör att cheferna snabbt får rätt förutsättningar att agera.
Plattformen är också enkel att arbeta i, vilket märks i hur aktivt cheferna använder den i praktiken. Hos Swegon agerar cheferna på 81 procent av de rekommenderade åtgärderna, varav hälften inom två dagar – ett arbetssätt som bidrar till att sjukfrånvaron minskar i många av fallen.
Enkel implementering, stor skillnad
Trots att fabriken har en komplex organisationsstruktur gick implementeringen smidigt.
– Det var jättelätt och smärtfritt. Vi fick nästan allt färdigt efter att vi beskrivit hur organisationsstrukturen såg ut.
Nästa steg: från brandsläckning till förebyggande arbete
Swegon i Kvänum har nu ambitionen att gå från reaktiv till proaktiv hälsohantering. Med kommande utvecklingar av statistiken hoppas Marita lättare kunna identifiera mönster på gruppnivå– till exempel om många medarbetare har ryggproblem – och sätta in åtgärder innan det leder till långa sjukskrivningar.
– Vi har släckt mycket bränder tidigare, men vi vill börja jobba mer proaktivt.
Vill du gå från att släcka bränder till att jobba proaktivt med företagshälsan? Boka en demo så guidar vi dig.