Utmaningen att arbeta förebyggande och mer enhetligt med sjukfrånvaro och rehabilitering är något som Åtvidabergs kommun med många andra offentliga arbetsgivare. Nu är de i uppstarten med MedHelp – och hittills är erfarenheten god.
Tidigare: sjuk- och friskanmälan i ett system, rehab i ett annat
Innan MedHelp använde kommunen en plattform kopplad till sin dåvarande företagshälsovård. Systemet hanterade sjuk- och friskanmälan, men rehabiliteringsprocessen låg i ett separat spår. Det saknades en gemensam struktur, och möjligheterna att fånga tidiga signaler var begränsade.
Sanna Lindholm, som ansvarar för HR-frågor i kommunen, beskriver en av de centrala utmaningarna: att identifiera riskerna innan en medarbetare faktiskt blir sjuk.
– Den stora utmaningen har varit att förflytta oss till att ha ett större fokus på det förebyggande arbetet. Vi har jobbat med tidiga signaler tidigare, men möjligheten att fånga mönster var begränsad, säger hon.
Ett tydligt exempel är psykisk ohälsa. Om en medarbetare återkommande sjukskriver sig för ångest är det avgörande att fånga det tidigt – ju längre tid som går, desto svårare kan problematiken bli. I det tidigare systemet kunde medarbetaren själv välja bort rådgivning vid sjukanmälan, vilket i praktiken innebar att de som behövde stöd mest också var de som tackade nej till det.
Upphandling blev startskott för förändring
Bytet till MedHelp initierades av att kommunens avtal med den tidigare leverantören löpte ut och ny upphandling krävdes. Men tajmingen visade sig passa väl. Sanna är relativt ny i kommunen och befinner sig i en fas där hon ser över hela arbetssättet kring sjukfrånvaro och rehabilitering.
– Vi råkade få den här upphandlingen just när vi funderar på hur vi vill ha vår prehab- och rehabprocess. Det gör att MedHelp:s plattform kommit in i ett naturligt skede av förändring, säger Sanna.
En sammanhållen process – med stöd av AI
Med MedHelp har kommunen samlat sjuk- och friskanmälan, rehabiliteringsprocess och dokumentation i ett och samma system. De har bland annat lagt in en egen mall för nulägessamtal direkt i plattformen, något som inte var möjligt tidigare.
En annan viktig förändring är att systemet, med hjälp av AI, kan flagga för fler faktorer än bara upprepad korttidsfrånvaro. Plattformen tar även hänsyn till frånvaroorsaker, vilket gör det lättare att identifiera medarbetare som behöver stöd i ett tidigt skede. Om signalerna pekar på det kan en medarbetare också erbjudas sjukvårdsrådgivning redan dag ett – ett direkt skifte jämfört med hur det fungerade förut.
En trygg uppstart
Sanna beskriver uppstarten som positiv. En avgörande faktor har varit tillgången till en dedikerad kontaktperson.
– Jag har känt mig väldigt trygg. Jag har bara behövt skicka ett mail så har han hört av sig, bokat ett möte och erbjudit stöd, säger hon.
Supporten har också imponerat. Strax innan systemet gick live uppstod ett tekniskt problem sent en fredag eftermiddag. Supporten ringde upp direkt och problemet var löst inom tio minuter.
– Det var en trygg känsla, konstaterar Sanna.
Responsen från chefer och medarbetare är ännu försiktig, vilket Sanna ser som naturligt vid ett systembyte.
– Det är alltid så när man ska in i något nytt. Men när man börjar se fördelarna kommer det låta annorlunda, tror jag.
Nästa steg: låta datan visa vägen
Målet för Åtvidabergs kommun är en sammanhållen process för både rehabilitering och förebyggande arbete – och en bättre förmåga att agera på data.
– Vi håller på att titta på nya arbetssätt för att minska sjukfrånvaron, och statistiken från plattformen kommer hjälpa oss. Vi behöver lite data först, säger Sanna.
Vill ni också ta steget mot ett mer förebyggande frånvaroarbete? Boka möte så visar vi hur MedHelp kan hjälpa.