Organisationsförändringar är ofta oundvikliga – men arbetsmiljöarbetet får inte bli en av de saker som hamnar på paus. Här är riskerna du behöver känna till och råden som hjälper dig att undvika dem.
Ny chef på jobbet, omorganisation eller varför inte en sammanslagning med en annan enhet? Förändringar i arbetslivet sker konstant, på gott och ont.
Men vad händer med arbetsmiljöarbetet när arbetsrutinerna ändras? Den som någon gång haft ett personalansvar vet hur svårt det kan vara att hinna med arbetsmiljöarbetet även i normala fall. Lägger man därtill förändringar i organisationen är det lätt att förstå varför arbetsmiljöfrågor hamnar i skymundan när de vanliga rutinerna kastas omkull.
Och enligt en studie från Arbetsmiljöverket lyfts organisationsförändringar som ett av de vanligaste hindren för ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Insatser bromsas i bästa fall, och i värsta fall stannar det upp helt och hållet.
Konsekvenser när arbetsmiljöarbetet pausas
Varför är detta problematiskt? När chefer byts ut eller strukturer ritas om försvinner lätt viktig historik kring sådant som sjukfrånvaro och rehabilitering. Speciellt om dokumentationen är bunden till specifika personer, till exempel chefer som sparar känslig information om medarbetaren lokalt på sin dator eller i en fysisk pärm, i stället för i ett digitalt GDPR-säkrat system.
Detta för med sig oönskade konsekvenser. Förutom att data kan hamna i fel händer eller helt enkelt tappas bort ökar också risken för att uppföljningar missas.
För medarbetaren kan det betyda att avgörande rehabiliteringsinsatser försenas eller inte blir av. Dessutom blir det väldigt svårt att jobba proaktivt om du som chef eller HR saknar överblick på sjukfrånvaron och därmed inte kan fånga upp avvikande mönster.
Så kan digitala verktyg säkra systematik och kontinuitet
För att inte riskera att missa tidiga signaler på ohälsa, eller att hälsoinsatser uteblir är systematik och kontinuitet i hälsoarbetet av största vikt. Detta stöds av forskning och betonas även i arbetsmiljölagen. Att göra tillfälliga punktinsatser och sedan pausa arbetet vid organisationsförändringar kan bli dyrt i längden.
Digitala verktyg för sjukfrånvaro och rehabilitering kan både säkra kontinuitet och förenkla arbetet med att jobba enhetligt och systematiskt över hela organisationen. All information samlas på samma plats på ett säkert sätt. Det innebär bland annat att kunskapen inte blir personbunden och att arbetet med både förebyggande och rehabiliterande insatser kan fortsätta utan avbrott vid förändringar.
Några konkreta vinster med MedHelps digitala verktyg:
- Smidigare överlämningar vid chefsbyten.
- Minskad risk för att arbetsmiljöfrågor “fryser fast”.
- Bättre medarbetarupplevelse – stödet finns kvar även när organisationen förändras.
- Effektivitet för HR och chefer: mindre dubbelarbete, färre missade insatser.
4 goda råd vid organisationsförändringar
- Riskbedöm alltid inför förändringar
Genom att analysera vilka arbetsmiljörisker en omorganisation kan föra med sig kan ni agera proaktivt i stället för att hantera problem i efterhand. En välgjord riskbedömning ger både ledning och medarbetare trygghet inför förändringen.
- Tydliga rutiner för ansvarsfördelning
Klargör tidigt vem som ansvarar för uppföljning, stöd och rapportering så att arbetet inte tappar fart.
- Dokumentation som säkrar kontinuitet
Säker och lättillgänglig digital dokumentation gör att viktig information inte blir personbunden till en enskild chef. På så sätt kan arbetsmiljöarbetet fortsätta sömlöst, även om ansvariga personer byts ut eller om organisationsstrukturen ändras.
- Dialog och delaktighet i processen
Genom att involvera både chefer och medarbetare i förändringsarbetet minskar risken för oro och missförstånd. En öppen dialog skapar förtroende och ökar chansen att insatserna faktiskt får effekt.
Vill du se hur MedHelps plattform kan stötta ert arbetsmiljöarbete även under förändringar? Boka en demo nedan.