Perstorps kommun har lyckats skapa stora förändringar i sin hantering av sjukfrånvaro sedan de implementerade MedHelps plattform. Genom att ge medarbetarna mer ansvar och skapa en tydligare struktur för både HR och chefer har kommunen uppnått imponerande resultat. Sjukfrånvaron har minskat avsevärt, och kostnadsbesparingarna har varit betydande. Natalie Lindqvist, HR-chef på Perstorps kommun, delar med sig av hur kommunens arbete med sjukfrånvaro och rehabilitering effektiviseras.
Utmaningen: Krånglig administration och reaktiv hantering
Innan Perstorps kommun började använda MedHelps plattform använde de ett äldre system som inte gav den kontroll och översikt som HR och chefer behövde. Cheferna saknade tydliga signaler för när åtgärder behövde sättas in, och rehabutredningarna var ofta bristfälliga. Det ledde till att sjukfrånvaron ökade och arbetet blev reaktivt och ineffektivt.
– Vi behövde något som kunde ge både chefer och medarbetare bättre insyn och kontroll över rehabiliteringsprocessen. Det gamla systemet var inte tillräckligt intuitivt, och vi fick ofta agera när det redan var för sent, säger Natalie Lindqvist, HR-chef på Perstorps kommun.
Lösningen: Medarbetardriven plattform som förenklar processen
När Perstorp implementerade MedHelps plattform förändrades arbetssättet radikalt. Plattformen gav både HR och chefer en tydlig översikt över sjukfrånvaron och nödvändiga åtgärder, samtidigt som medarbetarna blev mer delaktiga i sin egen rehabiliteringsprocess.
– En av de största fördelarna med plattformen är att medarbetarna äger sin egen data. De kan själva lägga in sina läkarintyg, följa upp sin frånvaro och vara mer delaktiga i sjukfrånvaroprocessen. Det gör att både chefer och anställda är bättre förberedda och informerade, berättar Natalie.
Cheferna får automatiska notiser när åtgärder behöver sättas in, vilket gör det enklare att hålla koll på hela rehabiliteringskedjan och agera proaktivt.
– Tidigare väntade man ofta på nästa läkarintyg, men nu får cheferna tydliga signaler om vad som behöver göras och när. Det gör att de kan agera snabbare och mer strukturerat, vilket leder till snabbare återgång till arbete, säger Natalie Lindqvist.
Bättre samarbete med företagshälsovården
En annan viktig fördel med MedHelps plattform har varit det förbättrade samarbetet med företagshälsovården. Tidigare var företagshälsovården ofta inblandad för sent i processen, vilket minskade deras möjlighet att hjälpa till på ett effektivt sätt. Med MedHelps plattform kan HR och chefer nu involvera företagshälsan tidigare och på ett mer systematiskt sätt.
– Innan hade vi en mer reaktiv strategi där företagshälsovården ibland kom in först efter att ett ärende hade dragit ut på tiden. Nu kan vi se tidiga varningssignaler och koppla in företagshälsan mycket tidigare i processen. Det gör att vi kan arbeta mer förebyggande och ge medarbetarna det stöd de behöver innan problemen blir för stora, förklarar Natalie.
Det har lett till snabbare och mer effektiva rehabiliteringsinsatser, vilket inte bara hjälper medarbetarna att snabbare återgå i arbete, utan också minskar risken för långtidssjukskrivningar.
Konkreta resultat: Minskad sjukfrånvaro och sänkta kostnader
På mindre än ett år har Perstorp sänkt sin totala sjukfrånvaro från 6,1 procent till 5,0 procent. Den största minskningen har skett inom social- och utbildningsförvaltningen, där sjukfrånvaron sjönk med nästan 2 procentenheter.
– Vi låg ganska högt i sjukfrånvaro tidigare, men nu ligger vi på omkring 5%. Den största minskningen ser vi inom de avdelningar som tidigare hade mest frånvaro så som socialförvaltning och skola, säger Natalie Lindqvist.
Effektivare hantering av vikarier och övertidsarbete
En annan betydande fördel har varit att kommunen kunnat optimera användningen av vikarier och minska övertidsarbetet. Tidigare var vikariehanteringen ineffektiv, vilket ledde till höga kostnader och onödigt övertidsarbete för den befintliga personalen. Kommunen har nu full koll på frånvaron i realtid, vilket gör att de kan planera och tillsätta vikarier mer strategiskt.
– Vi har kunnat minska både övertidskostnader och behovet av vikarier. När vi ser exakt hur frånvaron ser ut dag för dag kan vi snabbt tillsätta vikarier där det verkligen behövs och undvika överbelastning av vår personal. Det har gjort en enorm skillnad, både ekonomiskt och för arbetsmiljön, förklarar Natalie.
Totalt har Perstorps kommun minskat kostnaderna för visstidsanställda och vikarier med hela 6 miljoner kronor jämfört med förra året.
Långsiktiga effekter: Förbättrad arbetsmiljö och framtidsutsikter
Perstorps arbete har inte bara lett till förbättringar här och nu, utan har också lagt grunden för långsiktiga strategier kring sjukfrånvaro och rehabilitering. Kommunen har till exempel lyckats halvera sin semesterlöneskuld genom ett mer strukturerat arbetssätt, och medarbetarnas återhämtning har förbättrats markant. De har också minskat antalet sjukdagar med 7 000 jämfört med föregående år.
– Vi ser en stor förbättring i arbetsmiljön. Det här arbetssättet minskar inte bara kostnader, utan även lidandet för våra medarbetare. Plattformen fungerar både kortsiktigt och långsiktigt, säger Natalie Lindqvist.
Framtidsutsikter och rekommendationer
Perstorp planerar att fortsätta använda MedHelps plattform för att bygga vidare på de framgångar de redan har sett. Målet är att ytterligare minska sjukfrånvaron och stärka arbetsmiljön genom att fortsätta arbeta proaktivt och strukturerat med rehabilitering och frånvarohantering.
– Systemet har gett oss en helt annan kontroll över sjukfrånvaron och rehabiliteringen. Det är medarbetardrivet och gör att både chefer och medarbetare kan jobba smartare och mer proaktivt, avslutar Natalie Lindqvist.
5 skäl till varför MedHelps plattform har gjort skillnad för Perstorp:
- Medarbetardrivet system: Medarbetarna är delaktiga i sin sjukfrånvaro, vilket ökar engagemanget och ansvaret.
- Automatiserade påminnelser: Chefer och HR får tydliga notiser om vad som behöver göras och när.
- Minskat behov av vikarier: Effektivare planering och tillsättning av vikarier har minskat kostnaderna avsevärt.
- Strukturerad rehabilitering: Cheferna får stöd i hela rehabiliteringsprocessen, vilket leder till snabbare återgång till arbete.
- Förbättrat samarbete med företagshälsan: Tidigare involvering av företagshälsovården leder till snabbare och mer effektiva rehabiliteringsinsatser.