När sjukfrånvaro ska förebyggas räcker det inte med statistik – cheferna behöver rätt stöd i rätt tid. På HSB Stockholm har MedHelps plattform blivit ett ovärderligt verktyg i det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Med hjälp av AI, tidiga signaler och tydlig vägledning får chefer trygghet att agera innan problemen växer.
Sedan sex år tillbaka har HSB Stockholm använt MedHelps plattform genom Avonova företagshälsa som ett centralt verktyg i sitt arbete med hälsa och sjukfrånvaro. Det som började som ett digitalt alternativ till sjukanmälningar med sjukvårdsrådgivning har utvecklats till ett strategiskt verktyg – för att identifiera mönster, agera proaktivt och bygga hållbara arbetsmiljöer.
Emelie Eriksson arbetar som HR Business Partner och ingår i ett team om fyra personer som stödjer HSB Stockholms chefer operativt och strategiskt. Hon har ett särskilt ansvar för arbetsmiljöfrågor och fungerar som kontaktperson mot både företagshälsovård och MedHelp. Tillsammans med sina kollegor utvecklar hon interna processer inom rehabilitering och frånvarohantering.
– Cheferna har ett stort ansvar men ofta begränsade resurser. Vårt mål är att ge dem rätt stöd i rätt tid – så att de vågar agera tidigt och kan navigera i komplexa ärenden på ett tryggt sätt.
Utmaningar i vardagen: att våga reagera på signaler
En av de största utmaningarna i arbetet med sjukfrånvaro är att varje situation är unik. Det krävs fingertoppskänsla för att bemöta individer på ett respektfullt och konstruktivt sätt – samtidigt som verksamheten påverkas.
– Många upplever att det är svårt att vara proaktiv när det gäller sjukfrånvaro. Chefer vittnar om att det kan kännas som att man famlar – särskilt när mönster förändras. En medarbetare kanske inte är lika glad längre, eller ofta är borta på måndagar. Att våga lita på sin magkänsla och ta samtalet i tid är avgörande, men det kräver både mod och stöd.
AI-stöd som förändrat arbetssättet
Införandet av AI-stöd i plattformen har skapat ett tydligt skifte i hur sjukfrånvaro hanteras. Tidigare var det lätt att missa subtila signaler, men nu får chefer tidiga indikationer om upprepad eller avvikande frånvaro.
– Det har verkligen gjort skillnad. Cheferna vågar ta omtankesamtal tidigare, just för att plattformen hjälper till att identifiera när något börjar förändras. Det kanske inte alltid leder till en rehabiliteringsprocess – men det förebygger att ett problem växer sig större. Det har stärkt kulturen att våga agera – tidigt och omtänksamt.
Statistik som skapar insikt och förståelse
MedHelps plattform används också som ett verktyg för analys. HR följer både kort- och långtidsfrånvaro, och tillsammans med cheferna analyseras hur frånvaro påverkar grupper och prestation. På högre nivå används datan i arbetsmiljökommittéer, fackliga forum och ledningsgrupper.
– Det är en ögonöppnare för cheferna att se hur många timmar i sjukfrånvaro som faktiskt påverkar produktionen. Vi pratar inte bara om procent längre – vi kopplar det till kostnader, bortfall och prestation. Det gör frågan konkret och angelägen.
Chefers engagemang – nyckeln till framgång
HSB Stockholm har varit framgångsrika i att få cheferna att använda plattformen aktivt. Genom lunchseminarier, kompetensforum och individanpassat stöd hålls kunskapen levande och tillämpbar.
– Cheferna upplever att rehabiliteringsärenden kan vara svåra och tunga. Plattformen bidrar till att minska den känslan av maktlöshet. De ser värdet i att agera tidigt, inte bara för att visa omtanke – utan också för att undvika framtida kostnader, både mänskliga och ekonomiska.
Enkelhet och flexibilitet i vardagen
I en vardag där chefer ofta jonglerar flera olika system upplevs MedHelps plattform som både enkel och effektiv. Den är lätt att använda och går att anpassa efter behov – exempelvis genom personliga widgets på startsidan som ger snabb överblick över relevanta uppgifter. Statistik kan enkelt tas ut per chef, grupp eller hela organisationen, vilket skapar transparens och stödjer en gemensam förståelse för läget.
– Det är en styrka att vi alla utgår från samma siffror. Det gör det lättare att föra dialog, fatta beslut och bygga förtroende inom organisationen.
Även medarbetarna upplever plattformen som smidig. Möjligheten att enkelt sjukanmäla sig eller anmäla vård av barn via appen upplevs som tydlig och trygg. Funktionen minskar tröskeln för att rapportera frånvaro, samtidigt som det avlastar cheferna.
– Som chef är det ovärderligt att få rätt information i rätt tid. Påminnelser om exempelvis läkarintyg eller friskanmälningar gör att inget faller mellan stolarna, och att processen hålls ihop. Det skapar ett tryggt ramverk för både chef och medarbetare i en situation som annars kan kännas osäker.
Ett tryggt och transparent samarbete
Emelie beskriver samarbetet med MedHelp som både nära och förtroendefullt – med en öppen dialog, snabb återkoppling och ett genuint intresse för HSB Stockholms behov.
– Vi upplever att MedHelp verkligen förstår vår verksamhet och tar frågor som dataskydd och GDPR på stort allvar. Skulle plattformen försvinna imorgon skulle vi behöva återgå till manuella lösningar – med mer administration, sämre överblick och ett betydligt svagare beslutsunderlag.
Att ha ett system som samlar, strukturerar och synliggör frånvarodata på ett tryggt och tillgängligt sätt har blivit en självklar del av HSB Stockholms arbetsmiljöarbete. Plattformen är inte bara ett verktyg – den är en viktig förutsättning för att kunna arbeta förebyggande, hållbart och med kvalitet i varje steg.
Vill du också ge dina chefer verktygen att agera i tid – och minska sjukfrånvaron?
Se hur MedHelps plattform kan stärka ert förebyggande arbete med hjälp av smarta signaler, AI-stöd och insiktsfull statistik. Boka en kostnadsfri demo och upptäck hur du kan skapa friskare arbetsplatser med hjälp av datadrivet chefstöd.
