Sjukfrånvarofrågor ligger högt på agendan hos Tibnor. Genom företagshälsan Avonova får de tillgång till Medhelps hälsoplattform med AI och sedan införandet av verktyget har hanteringen av sjukfrånvaro förenklats avsevärt för Tibnors chefer. Vi fick en pratstund med Mona Gustavsson, hr-specialist på Tibnor, om hur de med hjälp av hälsoplattformen ökar hälsan hos medarbetarna, kapar onödig frånvaro och minskar kostnader.
Tibnor ägs av SSAB och som ledande stålleverantör i Norden och Baltikum med 16 dotterbolag och en organisation som är utspridd över landet, är de vana vid organisationsförändringar. Mellan SSAB och Tibnor sker ofta byten sinsemellan, där chefer på Tibnor börjar jobba för SSAB eller tvärtom. Innan Medhelp var dock hanteringen och dokumentation av sjukfrånvaro bristfällig. Vid personalrotationer eller andra organisationsförändringar var det svårt att få överblick på sjukfrånvaro och rehabärenden vilket satte krokben för kontinuiteten i chefernas arbetsmiljöarbete. Viktiga dokument sparades i pärmar vilket förstås inte heller var säkert ur GDPR-synpunkt.
– Vid upprepad frånvaro eller vid rehabinsatser hade nya chefer sällan dokumentation att luta sig mot och behövde ofta börja från noll. Det spelar ingen roll hur många muntliga samtal chefen har med medarbetaren om dessa inte dokumenteras på ett säkert sätt, säger Mona Gustavsson.
Med MedHelp följer all persondata med på medarbetarens personkort, oavsett typ av organisationsförändring, vilket inte bara gett cheferna smidigare överlämningar utan även skapat en mer kontinuerlig och effektiv hantering av hälsoärenden på Tibnor.
Enklare administration och realtidskoll med MedHelps dashboard
En annan utmaning innan MedHelp var att få ut siffror på sjukfrånvaron och skapa sig en bild av hälsoläget. För att få reda på antal pågående rehabärenden, något som behöver rapporteras på regelbunden basis, behövdes mer arbete för att få fram en sammanställning.
Nu är all typ av statistik som mest ett par knapptryck bort. Så fort Mona eller cheferna loggar in på plattformen hamnar de på en anpassningsbar dashboard där de får en realtidsöverblick över sjukfrånvaroläget.
– Chefer kan välja exakt den information de vill ta del av vilket är jättebra, säger Mona Gustavsson.
AI hjälper cheferna att agera på tidiga signaler
MedHelps fokus på utveckling och att kontinuerlig förbättra kundupplevelsen var en avgörande anledning till att Tibnor valde just MedHelps hälsoplattform. Ett exempel är uppgraderingen till AI under 2023, som innebar att plattformen på ett mer träffsäkert sätt än tidigare kan flagga chefer om personer med risk för framtida sjukfrånvaro.
– AI är ytterligare en hjälp för chefer att agera innan det går för långt. Att chefen sedan får en notis via mejl så fort plattformen hittat tidiga tecken på ohälsa är en stor fördel.
Vid tidiga tecken på ohälsa är rutinen att ha ett omtankessamtal. Då finns en färdig mall att utgå ifrån, direkt från medarbetarens personkort i plattformen. Att cheferna blir uppmärksammade om när det är dags att hålla ett omtankessamtal är avgörande för Tibnors systematiska arbete med sjukfrånvaro och hälsa.
– I och med MedHelp har hanteringen av hälsoärenden blivit lättare. Och man förstår rent intuitivt att det även blir bättre för medarbetaren med fler omtankessamtal i god tid, säger Mona Gustavsson.
En annan förbättring i och med AI-uppgraderingen är att Tibnor numera se statistik på frånvaroorsaker.
– Nu kan vi börja utläsa vilka som är de vanligaste orsakerna till att medarbetarna är sjuka, vilket är väldigt värdefullt i det förebyggande arbetet.
Avgörande med bra bemötande och öppen kommunikation
Genom att regelbundet kommunicera, informera och påminna har Mona Gustavsson lagt en grund för att cheferna ska jobba aktivt i plattformen och därmed bidra till en friskare organisation. Cheferna får även utbildningar från MedHelp fyra gånger om året vilket är en stor hjälp och sparar tid för Mona.
– Vi får alltid ett bra bemötande från teamet på MedHelp. Det är en öppen kommunikation och alla lyssnar.
– Som hr är det alltid snålt om tid. Så även fast jag är ytterst ansvarig för MedHelp hos oss så räcker tiden inte alltid till att svara på frågor från chefer gällande plattformen. Därför är det jättestort plus att cheferna har ett eget supportnummer de kan ringa till och våra chefer får alltid svar direkt.
