← Alla case
Start Case HR-chefens bästa tips för en lyckad onboardning av MedHelp

HR-chefens bästa tips för en lyckad onboardning av MedHelp

Scrolla ner ↓

Chefer som aktivt använder vår plattform bidrar till att kunna sänka sjukfrånvaron och skapa mer välmående arbetsplatser, inte minst ekonomiskt. Därför är vi på MedHelp måna om att starten med vår hälsoplattform blir så smidig som möjligt och oftast funkar denna process bäst när kunden är lika engagerad i processen som vi är. Kunden Carspects resa är ett inspirerande exempel och här delar HR-chefen Tina Areskoug med sig av sina bästa tips.

Huvudorsaken till att Carspect valde MedHelp handlade om att förenkla administration, spara tid och på ett smidigt sätt kunna följa lagkraven gällande systematiskt arbetsmiljöarbete. En stor tid av Tina Areskougs tid gick till manuell hantering, vilket nu underlättas via MedHelps hälsoplattform.

Även för cheferna har det blivit lättare att jobba systematiskt med arbetsmiljöfrågor, tack vare påminnelser när chefen behöver agera i olika typer av ärenden. Allt från förebyggande insatser, som när det är dags att hålla ett hälsosamtal, till rehabilitering, som när chefen behöver skapa en plan för återgång till arbete.

Samarbete mellan support och kund

Framför allt två faktorer bidrog till en lyckas implementering av MedHelp. Det ena var ett nära samarbete mellan Carspect och MedHelps kundsupport vilket bidrog till att alla tekniska delar föll på plats snabbt och smidigt.

– Vi har en knepig organisationsstruktur och vi hade flera bra diskussioner med supporten om hur vi smidigast kunde få in organisationen på rätt sätt i plattformen, så att rätt chef fick rätt anställda i plattformen. Supporten gjorde en jättehjälp med detta, säger Tina Areskoug.

Engagemang genom hela processen

Den andra, och den största, framgångsfaktorn handlar om att Tina Areskoug från början var mycket engagerad i processen med att få med alla chefer på tåget.

Varför är engagemanget så avgörande? I slutändan handlar det ju om att skapa mer välmående företag, både på ett ekonomiskt och hälsomässigt plan, genom ett mer systematiskt och förebyggande arbetsmiljöarbete. Detta förutsätter ett mer eller mindre förändrat beteende hos chefer och HR. Med engagemang blir det enklare att förmedla syftet med hälsoplattformen och få chefer att förstå varför de nya vanorna gynnar deras anställda.

Genom regelbundna utbildningar och ett kontinuerligt stöd till cheferna har Tina Areskoug skapat rätt grundförutsättningar för chefer att nyttja alla fördelar med hälsoplattformen. Och hon har framför allt inte varit rädd för att ställa frågor. 

– Jag har varit väldigt noga med att det ska bli rätt, så jag ställer ju rätt många frågor till MedHelp och tycker de har en fantastisk support, säger Tina Areskoug.

Från början har hon varit aktiv i att se till att alla chefer på Carspect får den utbildning och hjälp de behöver för att kunna jobba effektivt med plattformens alla delar.

– Jag har varit aktiv i hela processen. Till exempel utbildar jag alltid nya chefer och går då alltid igenom hur MedHelp funkar. För några månader sen hade jag en grundläggande utbildning för alla chefer, om hur de konkret jobbar med funktioner tryck på den här knappen, sen den knappen. Och av det utbildningsmaterialet håller jag nu på med att skapa en praktisk guide.

Så här såg processen ut för att få Carspects chefer att börja använda plattformen:

  1. HR: MedHelp utbildade först HR-chefen Tina Areskoug i plattformens alla delar, så att hon kunde vara ett extra stöd till cheferna i nästa steg.
  2. Chefer: Därefter höll MedHelp 2 utbildningar för cheferna.
  3. Medarbetare: Vid skarpt läge skickade Tina Areskoug ut information till alla medarbetare för att informera om tjänsten. I samband med detta uppdaterade hon Carspects rutiner för sjukfrånvaro.
  4. Checklista för nya anställda: De har även en inskolningsplan med en checklista för alla anställda, som förtydligar hur chefen ska informera alla nyanställda om hur MedHelp funkar, vem de behöver kontakta i vilken situation osv.
  5. Kontinuerligt stöd: Plattformen skickar sina mejlnotiser både till den närmsta chefen och till HR. Det gör att Tina Areskoug vid varje sjukskrivning eller hälsofrämjande ärende kan erbjuda sitt stöd till chefen. Det gör hon genom att skicka iväg ett meddelande i stil med: ”Hej chefen, jag ser att din anställda varit sjuk i 30 dagar, kom ihåg att nu är det dags att göra en plan för återgång till arbete – jag hjälper dig gärna om du vill.”

– Trots att jag utbildat cheferna en gång redan så kommer alla inte alltid ihåg hur man gör, man kanske inte har haft någon som är sjuk på länge, så det är lätt att glömma bort vad jag har haft i utbildningen. Jag är därför på cheferna och erbjuder mitt stöd i princip varje sjukskrivning, när det är dags att göra de olika samtalen. Om dom behöver, vissa chefer gör det själva förstås, säger Tina Areskoug.

Tina Areskougs 3 tips till HR för en lyckad onboarding och fortsatt arbete med Hälsoplattformen:

  • Var inte rädd för att ställa frågor.
  • Gör det så enkelt som möjligt för chefer att arbeta i plattformen genom enkla guidelines.
  • Erbjud cheferna din hjälp så fort det dyker upp ett nytt hälsoförebyggande- eller rehabärende, för att chefen alltid ska kunna ha någon att vända sig till.

Vi på MedHelp hjälper våra kunder att få koll på och samtidigt sänka sjukfrånvaron genom ett enhetligt och systematiskt arbete med medarbetares hälsa. Boka ett möte om du vill veta på vilket sätt vår plattform kan underlätta för dig och din organisation.

Senast uppdaterad: 2024-06-07

Vill du få en bild av er sjukfrånvaro, vad den kostar och veta hur vi kan hjälpa er att sänka den?