När Vimmerby kommuns kost- och lokalvårdsenhet gick med på att göra en pilot med MedHelps plattform, via Avonova, hade de höga sjuktal och ett manuellt system som var både tidskrävande och känsligt ur integritetsperspektiv. Idag, mitt under en stor verksamhetsförändring, har sjukfrånvaron sjunkit — och chefer agerar förebyggande på ett sätt de aldrig gjort tidigare.
RESULTAT I KORTHET
- Sjukfrånvaron minskade från 10,4 % till under 5,7 %
- Chefer agerar tidigare och mer förebyggande
- Ökat samarbete med företagshälsovården
- Medarbetare kan sjukanmäla sig dygnet runt
Utgångsläget: höga sjuktal och ett sårbart arbetssätt
Kost- och lokalvårdsenheten är en av kommunens verksamheter med drygt 100 anställda. Innan MedHelp implementerades hanterades sjukanmälningar på ett sätt som var både tidskrävande och sårbart. En medarbetare i poolen — samma person som också jobbade ute i verksamheten — tog emot alla sjukanmälningar på morgonen och tiden för när medarbetaren kunde göra sin sjukanmälan var kort och begränsad. Det skapade också onödigt dubbelarbete. Eftersom det saknades tydlig information om frånvarotypen behövde enhetscheferna kontakta medarbetarna i efterhand för att förstå situationen. Samtidigt låg sjuktalen runt 10 procent — och behovet av förändring var tydligt.
Därför valde de att testa MedHelp
Det var HR-chefen Marie Halldén som identifierade kost- och lokalvårdsenheten som en lämplig pilot. Kost och lokalvårdschef Sofia Andersson och hennes team tackade snabbt ja — just sjuk- och friskanmälningsfunktionen var det som lockade mest.
— Vi fick erbjudandet om att testa det här och vi var väldigt intresserade just för sjuk- och friskanmälningen. Så det var det vi nappade på först, säger Sofia.
Enklare sjukanmälan gav snabb effekt
De direkta effekterna märktes snabbt. Medarbetarna kunde nu sjukanmäla sig när som helst på dygnet — vaknar man sjuk klockan tre på natten kan man göra sin anmälan direkt, utan att behöva vänta till morgonen. Systemet notifierar dessutom samtliga enhetschefer automatiskt, vilket gör att information inte fastnar hos en enskild person och att sårbarheten vid semestrar och sjukdom hos cheferna minskar.
En annan fördel som medarbetarna uppskattat är möjligheten att rådgöra med sjuksköterska. Det ger ett professionellt stöd som cheferna själva inte kan erbjuda — och det har visat sig ha en direkt effekt på sjukfrånvarons längd.
— Jag vet att en sjuksköterska ringer upp mig idag. Och då kanske jag måste börja diskutera varför jag är sjuk. Då är man kanske inte borta så länge — och det gör att man istället går tillbaka till jobbet, förklarar Sofia.
Sjukfrånvaron sjönk mitt i en stor förändring
Det kanske mest imponerande med kost- och lokalvårdsenhetens resa är att sjukfrånvaron nästan halverades under en period då enheten genomgick en stor verksamhetsförändring — en period när sjuktalen normalt sett brukar stiga.
— Samtidigt som vi implementerade det här gjorde vi en stor verksamhetsförändring. Och då bör ju sjuktalen gå upp — men det har de inte gjort. De har sjunkit hela tiden. Vi låg uppe i 10,4 % och är nu strax under 6%, berättar Sofia.
Från reaktivt till förebyggande arbete
En annan central förändring handlar om hur enhetscheferna nu arbetar med frånvaron. Plattformens statistik och påminnelsesfunktioner gör det enkelt att följa upp enskilda medarbetare och se mönster tidigt.
— Enhetscheferna agerar mycket tidigare nu. Om det är någon som kanske har två sjukskrivningar, så har man en tätare dialog. Och jag ser också att de har mer kontakt med företagshälsovården nu än tidigare. Man tar mer råd och stöd av dem, säger Sofia.
Det handlar om en kulturell förskjutning — från reaktivt till proaktivt. När man väl börjar satsa på det förebyggande arbetet, vill man göra mer.
— Satsar man lite, så vill man ju göra lite till. Man vill att det ska bli bra, konstaterar Sofia.
Erfarenheten: ännu ett system, men ett som skapar värde
Sofia är öppen med att det finns en liten friktion i att ha ytterligare ett system — idealfallet vore en direkt integration med lönesystemet. Men hennes helhetsbedömning är tydlig:
— Det är ett system till, ja. Men det är ett bra system som man ser att man har nytta av. Så det är inte betungande. Och det skapar värde hos chefer, medarbetare, HR och skyddsombud.
Vill du veta mer om hur MedHelp kan hjälpa er få ordning på sjukfrånvaron? Kontakta oss så berättar vi gärna mer!