Digital lösning för sjukfrånvarohantering sparar tid och kraft

Dela

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

Nordic Sugar, med varumärket Dansukker i Sverige, använder sedan 2018 MedHelps lösningar för frånvarohantering genom Feelgood. Det har skapat smidigare hantering av administration kring sjukfrånvaro och bättre överblick på sjukfrånvaroläget, något som sparar både tid och resurser för Nordic Sugar.

Tack vare höga hygienkrav för livsmedelsindustrin och en bra arbetsmiljö har Nordic Sugar en relativt låg sjukfrånvaro. Målet är 4 procents sjukfrånvaro men det senaste året har den till och med varit lägre. Så när Nordic Sugar sökte en ny lösning för företagshälsovård så var motivet inte lägre sjukfrånvaro, utan att förenkla, modernisera och jobba med färre leverantörer. Nordic Sugar valde en helhetslösning från Feelgood med sjuk- och friskanmälan, sjukvårdsrådgivning och rehabiliteringsstöd genom MedHelp.

– Vi ville modernisera vårt sätt att arbeta och ha en samlad digital och webbaserad lösning. Det gör både administration och dokumentation enklare, det blir lätt att lägga till och ta bort medarbetare och ha koll på status i processer. Detta är viktigt eftersom vår bemanning varierar mycket under året, säger Anna Persson, som jobbar med HR och lön på Nordic Sugar.

Ett samlat digitalt system för sjukfrånvarohanteringen sparar tid och har skapat mer korrekt och mindre resurskrävande lönehantering. Dokumentationen är säker och lättillgänglig vilket förenklar administrationen kring karensdagar, sjuklön och andra ersättningar. Vid stickprovskontroller av rapporter till Försäkringskassan har alltid allt varit korrekt.

– Tidigare hade vi väldigt mycket manuell hantering, till exempel lappar med information i postfack, meddelanden i mejl osv. Det slipper vi nu och allt är mycket smidigare och säkrare, vi får bättre kontroll och sparar massor av tid, säger Anna.

Totalt handlar det om cirka 400 medarbetare och cirka 25–30 chefer som använder systemet på Nordic Sugar.

– Medarbetarna uppskattar sjukvårdsrådgivningen och tycker det är lite lyxigt att de också kan få hjälp där vid vård av sjuka barn. De har också stor förståelse för varför det är viktigt för oss som arbetsgivare att få rätt information vid sjukfrånvaro så att vi kan ha överblick, planera och ge rätt stöd till den som är sjuk, säger Anna.

En del chefer går in i systemet via mobilen vilket är ett smidigt sätt att ha kommunikation med medarbetarna när de är sjuka. De får överblick på bemanningen och kan planera för vikarie om någon ser ut att bli borta en längre period. Den digitala lösningen funkar var man än är, det blir enklare och sparar tid för cheferna.

– För chefer med många medarbetare i teamet är de automatiska påminnelserna i systemet till stor hjälp så att de inte missar något de ska göra när en medarbetare är sjuk. Genom Rehabkollen får vi enkelt fram listor som gör det tydligt över var i rehabiliteringsprocessen en medarbetare befinner sig, säger Anna.

Sjukfrånvarostatistiken i systemet ger överblick, visar på historik och tendenser, och gör det enkelt att jämföra mellan avdelningar. Det blir tydligt om flera är sjuka av samma orsak och risker för mer allvarlig sjukfrånvaro kan identifieras tidigt. Det gör det lättare att ta tag i problem, förebygga och följa upp att utvecklingen går åt rätt håll.  

– Vi har bra koll på orsaker över tid och om vi ser tecken på upprepad sjukfrånvaro har vi ett hälsosamtal och har då en bra dokumentation att utgå ifrån. Cheferna kan själva följa statistiken för det egna teamet och reagera om något sticker ut, säger Anna.

HR skannar kontinuerligt av sjukfrånvaroläget, går igenom rehabärenden och levererar rapport till ledningsgruppen en gång i månaden. – Ledningen får en bra bild av läget och kan vid behov enkelt titta närmare på till exempel en avdelning eller en viss sjukfrånvaroorsak. Och det är mycket värt att kunna se vilka som har upprepad frånvaro och kan ta tag i problemet och hjälpa dem direkt, säger Anna.

Vill du få en bild av er sjukfrånvaro, vad den kostar och veta hur vi kan hjälpa er att sänka den?

    Är du redan kund och använder våra lösningar, klicka här.