På Scandic Continental i centrala Stockholm ansvarar hotelldirektören Maria Wennerström för omkring 100 fast anställda medarbetare, och nästan lika många till under högsäsong. I en verksamhet där tempot är högt och cheferna ofta är nära både gäster och medarbetare behöver arbetet med sjukfrånvaro vara enkelt att hantera och möjligt att följa upp.
Inom Scandic används MedHelp som stöd för sjukfrånvaro och uppföljning. För Scandic Continental har plattformen blivit ett verktyg för att samla frånvaroinformation, skapa bättre överblick och ge chefer stöd att agera tidigare.
Utmaningen: svårt att följa upp manuella rutiner
Innan arbetet med sjukfrånvaro blev mer samlat sköttes sjukanmälningar i större utsträckning via telefon, sms och manuella rutiner. Fokus låg främst på att lösa bemanningen i stunden, vilket gjorde det svårare att se återkommande mönster och arbeta förebyggande över tid.
“Man sjukanmälde sig med ett samtal eller ett sms, och där stannade det. Prio var att ersätta personen på plats. Vi jobbade inte alls lika mycket med rehab och uppföljning som vi gör idag.”
Ett gemensamt system för hela organisationen
I dag gör medarbetarna sin sjukanmälan via ett gemensamt nummer och system. Informationen samlas på ett ställe och cheferna får tillgång till det de behöver för att planera, följa upp och agera.
Plattformen gör också arbetet mindre sårbart. Om en chef är frånvarande kan ärenden styras om i systemet, utan att medarbetarna behöver hålla reda på nya kontaktvägar. Medarbetaren anger relevant information, till exempel orsak och beräknad återkomst, och får automatiska påminnelser när något behöver uppdateras.
“Man får påminnelser om allt, vilket är fantastiskt. Vi har en verksamhet med högt tempo där vi är ute bland gästerna hela tiden – annars är det lätt att missa de här sakerna.”
Frånvarodata som stöd för rätt åtgärder
För Maria Wennerström är statistiken ett viktigt stöd för att förstå var i organisationen det finns utmaningar. Genom MedHelp kan chefer följa frånvarons frekvens, längd och orsak. Det gör det enklare att identifiera exempelvis stressrelaterad frånvaro, återkommande korttidsfrånvaro eller behov av förändrad bemanning. “Man får en bra överblick över sin organisation – både frekvens av sjukfrånvaro, hur länge man är borta och orsak. Vi har verkligen gjort åtgärder utifrån statistiken.”
Insikterna kan leda till åtgärder på flera nivåer. Ibland handlar det om att se över rutiner, planering eller bemanning. I andra fall handlar det om individen – att fånga upp en medarbetare som inte mår bra och hitta en bättre väg framåt, exempelvis genom förändrade arbetsuppgifter eller en annan roll internt.
Tidiga signaler blir en del av chefens dialog
När plattformen visar tidiga signaler, till exempel upprepad korttidsfrånvaro, blir det ett underlag för chefens samtal med medarbetaren. På Scandic Continental är välmående en naturlig del av de kontinuerliga medarbetarsamtalen, och vid högre frånvaro blir uppföljningen tätare.
“Vi har kontinuerliga samtal med alla våra medarbetare. Välmående är en väldigt viktig punkt att ha med hela tiden.”
Det gör att chefen kan fånga upp behov tidigare, förstå bakomliggande orsaker och hitta rätt stöd tillsammans med medarbetaren. På så sätt blir frånvarodata ett praktiskt stöd i vardagens ledarskap, inte bara statistik i efterhand.
Ett mer hållbart arbetssätt
Ett mer systematiskt arbetssätt gör det lättare för både medarbetare och chefer att se mönster över tid. Maria beskriver till exempel hur en ledare på hotellet såg samband mellan återkommande sjukfrånvaro, långa arbetsdagar och behov av bättre delegering och planering.
Det har också gjort det tydligare var arbetssätt och stöd kan fortsätta utvecklas. För Maria handlar nästa steg om att göra hanteringen ännu enklare i vardagen och att fortsätta stärka cheferna med tydliga metoder för att minska sjukfrånvaro. Här finns också en önskan om att fortsätta utveckla arbetssättet tillsammans med MedHelp, så att struktur, statistik och erfarenhetsbaserade råd blir ännu mer lättillgängliga för cheferna. På så sätt kan tidiga signaler snabbare omsättas till konkreta åtgärder i vardagen.
För Scandic Continental har MedHelp blivit ett stöd för att skapa struktur i vardagen, följa upp i tid och agera innan små signaler utvecklas till större problem.
“Det som är väldigt bra är just det systematiska – att det finns statistik på allting och att vi lätt kan hitta delar där vi behöver förbättra oss, eller där medarbetarna inte mår bra.”
Med MedHelp får Scandic Continental bättre förutsättningar att arbeta datadrivet med sjukfrånvaro, stärka chefernas uppföljning och ge medarbetare rätt stöd tidigare.
Vill ni också ta steget mot ett mer förebyggande frånvaroarbete? Boka möte så visar vi hur MedHelp kan hjälpa.