Kommuners guide till sänkt sjukfrånvaro

Detta råd har du som hr eller chef med all säkert hört förut, men det tåls att upprepas. Forskningen är tydlig: ju tidigare insatser sätts in, desto större är chansen att förebygga både kort och långvarig sjukfrånvaro.

Men det handlar inte bara om att identifiera signaler hos enskilda medarbetare – tidiga varningssignaler på grupp- och organisationsnivå är minst lika viktiga. Genom att ha koll på mönster i sjukfrånvaro och arbetsmiljö kan ni fånga upp risker i tid och sätta in åtgärder innan problemen växer sig större.

 Här är tecken att hålla koll på:

• Individnivå: Håll koll på om medarbetaren har upprepad korttidsfrånvaro och på förändringar i beteende såsom ökad irritation eller att person drar sig undan socialt.
• Gruppnivå: Konflikter, hög och/eller ökande sjukfrånvaro, samt frekvent korttidsfrånvaro. Ökande personalomsättning är en annan varningssignal.
• Organisationsnivå: Otydliga mål, bristande ledarskap och arbetsprocesser.

Här kan du läsa mer om hur ni kan jobba mer riskorienterat.

Det är ingen slump att många av våra tips bottnar i behovet av bra data.

Genom att samla in och analysera sjukfrånvarodata – inklusive omfattning, längd, tidpunkt och orsaker – kan ni fatta mer välgrundade beslut och rikta insatser dit de behövs mest. Detta gör att ni snabbare kan sänka sjukfrånvaron, och bibehålla resultaten.

Med hjälp av lättillgänglig statistik kan ni:

• Synliggöra kostnaderna för sjukfrånvaro.
• Identifiera mönster och trender i sjukfrånvaron och dess orsaker.
• Ta lärdom av arbetsgrupper med både hög och låg sjukfrånvaro.
• Mäta effekten av insatser och justera vid behov.

Ett datadrivet arbetssätt kan i praktiken gå till så här:

1. Analysera hälsostatistik från det senaste kvartalet.
2. Undersök avvikelser, t.ex. om det finns grupper med ökad korttidsfrånvaro eller flera sjukskrivningar på grund av stress.
3. Agera på insikterna – se över arbetsbelastning, ergonomi eller andra faktorer baserat på statistiken och de vanligaste sjukfrånvaroorsakerna. Glöm inte att gräva djupare, för kanske ligger roten till sjukfrånvaron istället på organisationsnivå och att det är här ni mest effektivt kan göra skillnad genom sådant som tydligare kommunikation eller förbättrade arbetsprocesser.
4. Följ upp och mät effekten av insatserna inom två till tre månader.

Hur ni tar del av data är också viktig. Större verksamheter är ofta vana vid att ha någon form av system för sjukfrånvaro. Oavsett om det är ett renodlat sjuk och frisk-system eller ingrerat i en HR-plattform. Dessa system kan skilja sig åt på avgörande punkter, såsom hur datan presenteras, hur användarvänligt verktyget är och i vilken utsträckning som systemet faktiskt stöttar förebyggande snarare än reaktiva arbetssätt. Fundera därför över om ert nuvarande system uppfyller era behov eller om det är dags att byta.

Många använder företagshälsovården först när en medarbetare redan är sjukskriven. Men deras expertis kan vara värdefull långt tidigare, för att förebygga sjukskrivningar.

Företagshälsovården kan bland annat hjälpa till med:

• Rutiner för att identifiera och minska risker i arbetsmiljön.
• Arbetsanpassning för att förhindra sjukskrivning.
• Facilitera rehabilitering av sjukskrivna medarbetare för att förkorta sjukskrivningstiden.

För att fullt ut nyttja samarbetet med företagshälsan kan det vara värt att investera i en plattform inte bara registrerar frånvaro utan också tillhandahåller insikter som vägleder i det proaktiva hälsoarbetet. Ett sådant system kan förbättra kommunikationen och skapa en bättre grund för samarbetet. Det var något som blev tydligt för hr-chefen Natahlie Lindqvist på Perstorps kommun efter att de bytt sjukfrånvarosystem till Hälsoplattformen:

”Innan hade vi en mer reaktiv strategi där företagshälsovården ibland kom in först efter att ett ärende hade dragit ut på tiden. Nu kan vi, tack vare MedHelps plattform, se tidiga varningssignaler och koppla in företagshälsan mycket tidigare i processen. Det gör att vi kan arbeta mer förebyggande och ge medarbetarna det stöd de behöver innan problemen blir för stora.”

Tips! Läs mer om hur Perstorp lyckades sänka sjukfrånvaron med 18 procent. 

Chefer spelar en avgörande roll i att förebygga sjukfrånvaro men har ofta stora personalgrupper och många andra ansvarsområden. För att de ska kunna agera effektivt behöver arbetsgivaren ge dem rätt verktyg och stöd – och göra det enkelt att ta rätt beslut.

I MedHelps databas, med över 200 000 anslutna medarbetare, ser vi en tydlig koppling mellan aktiva chefer och låg sjukfrånvaro. Organisationer där chefer systematiskt arbetar med hälsoärenden i plattformen och agerar på dess rekommendationer har större chans att minska sin sjukfrånvaro. Faktum är att 7 av 10 kunder som använder plattformens insikter har sänkt sin sjukfrånvaro med i snitt 13 %.

Här är tre sätt att sänka trösklarna och göra det enklare för chefer att arbeta förebyggande:

• Ge chefer kunskap om psykisk ohälsa
  Studier visar att chefer med utbildning i psykisk ohälsa har lägre sjukfrånvaro i sina arbetsgrupper. Genom att utbilda cheferna i tidiga tecken på stress och utmattning sänker ni stigmat och gör det lättare att agera i tid.
• Gör policyer och riktlinjer lättillgängliga
  En arbetsmiljöpolicy ska vara mer än ett dokument i en pärm. Se till att den är konkret, enkel att förstå och knyter an till verksamhetens mål. Skapa även lättillgängligt utbildningsmaterial, som korta instruktionsfilmer eller guider, så att chefer snabbt kan hitta stöd i arbetsmiljöarbetet.
• Använd digitala verktyg för att guida chefer genom processen
  En hälsoplattform kan hjälpa chefer att identifiera risker och påminna dem om viktiga insatser. Det gör rehabiliteringsprocessen mer strukturerad och minskar risken för att viktiga steg glöms bort. Till exempel får chefer i Perstorps kommun nu automatiska påminnelser vid tidiga tecken på ohälsa, vilket har gjort arbetet mer proaktivt:

”Tidigare väntade man ofta på nästa läkarintyg, men nu får cheferna tydliga signaler om vad som behöver göras och när. Det gör att de kan agera snabbare och mer strukturerat, vilket leder till snabbare återgång till arbete.”

Genom att ge chefer rätt stöd, kunskap och verktyg skapar ni bättre förutsättningar för ett hållbart och proaktivt arbetsmiljöarbete – där insatser sätts in innan problemen växer sig stora.

 Hittills har vi fokuserat på riskfaktorer och vikten av att arbeta förebyggande – något som är avgörande när sjukfrånvaron redan är hög. Men för att skapa en långsiktigt hållbar arbetsmiljö krävs ett lika stort fokus på hälsofrämjande faktorer som stärker välbefinnandet i organisationen.

Genom att arbeta med friskfaktorer kan ni bygga en arbetsmiljö där medarbetare trivs, mår bra och kan prestera utan att riskera att bli sjuka. Exempel på friskfaktorer är:

• Ett rättvist och transparent arbetsklimat – En arbetsplats där beslutsfattande är tydligt, rättvist och förutsägbart minskar stress och skapar trygghet.
• Hälsofrämjande ledarskap – Relationen mellan chef och medarbetare är en av de mest avgörande faktorerna för en välmående arbetsplats. Ledarskap som bygger på närvaro, tillit och engagemang bidrar till bättre arbetsmiljö och lägre sjukfrånvaro.
• Delaktighet och inflytande – Att ha möjlighet att påverka sin arbetssituation är avgörande för välmående och motivation. Skapa rutiner och forum där medarbetare kan dela sina perspektiv och bidra till utvecklingen av arbetsmiljön.
• Balans mellan krav och resurser – En sund arbetsmiljö kräver en rimlig arbetsbelastning. Se till att medarbetarna har tillgång till rätt verktyg, stöd och förutsättningar för att utföra sitt arbete utan att riskera överbelastning.

Att ta kontroll över sjukfrånvaron handlar inte bara om att hantera frånvaro när den uppstår – det kräver ett proaktivt, datadrivet och strategiskt arbetssätt. Genom att:

• Använda data för att identifiera mönster och riskfaktorer
• Agera tidigt på signaler om ohälsa
• Involvera företagshälsovården i förebyggande arbete
• Stödja och utbilda chefer i att hantera arbetsmiljöfrågor
• Främja friskfaktorer och långsiktig hälsa på arbetsplatsen

… kan ni inte bara minska sjukfrånvaron, utan också förbättra arbetsmiljön och spara stora summor i verksamheten.

Vill du veta hur din organisation kan minska sjukfrånvaron och stärka arbetsmiljön med ett mer proaktivt arbetssätt?

Boka ett möte med oss så går vi igenom era utmaningar och hur vår hälsoplattform kan hjälpa er att agera på rätt insikter i rätt tid.

Vänliga hälsningar,

Teamet på MedHelp