HR-guide: Så tar du hjälp av AI i arbetsmiljöarbetet

Artificiell intelligens som sådant är inget nytt, utvecklingen har skett sedan 50-talet och AI i våra vanliga system har vi haft länge. Vi har länge kunnat ta hjälp av AI som kan förutspå mönster och ge rekommendationer. Till exempel har de flesta av oss tagit hjälp av AI-rekommendationer i form av både musik och filmval.

Hypen sedan slutet på 2022 har handlat om det som kallas för generativ AI, det vill säga AI som har förmågan att skapa nytt. AI-modeller så som ChatGTP eller Gemini, så kallade ”large language models” då de har tränats på en enorm mängd data, såsom texter och bilder. Dessa AI-modeller genererar sedan svar på dina frågor, eller prompts, genom att utifrån data bedöma vad som är det mest sannolika att komma efter ett givet ord. Bokstäver och ord är på så sätt bara siffror med hög sannolikhet att följa varandra i varje specifik kontext. Denna guide kommer att fokusera på hur du kan använda textbaserade AI-chattar, men det finns förstås sådana som göra allt från ljudfiler till videos.

Tolka lagstiftning utifrån din organisation

Det systematiska arbetsmiljöarbetet handlar till stor del om att kunna tolka och förstå svensk lagstiftning, vilket inte alltid är det lättaste. Med hjälp av AI kan du få tillgång till en egen arbetsmiljöexpert som kan förklara lagstiftningen utifrån din organisations specifika situation och givet detta ge råd på hur ni bör tillämpa just denna lagstiftning. Genom att mata in relevant lagstiftning i AI-drivna verktyg kan du snabbt få svar på frågor som rör tillämpningen av lagstiftningen i praktiken. Utan att behöva ge ifrån dig några företagshemligheter. På så sätt kan AI användas som ett hjälpmedel att förstå svensk lagstiftning och kunna generera mycket av det som vi behöver ha inom det systematiska arbetsmiljöarbetet.

 ”Av det man kan göra som är enkelt och gratis så handlar det mycket textgenerering av olika slag och tolka texter, och att kunna anpassa texten så att den är begriplig för er verksamhet och era medarbetare” Sara Breman

Skapa utkast till olika typer av dokument och policys

En stor fördel med AI är att du numera inte behöver skapa all dokumentation från grunden. Du kan till exempel be ChatGPT att agera som arbetsmiljöexpert, ladda upp svensk lagstiftning, beskriva era värderingar och er kultur och utifrån denna information be den att skapa en arbetsmiljöpolicy anpassad till ditt företag. Vidare kan du även be AI ta fram arbetsmiljödelegeringar, rutinbeskrivningar, agendor för arbetsmiljö- eller uppföljningsmöten, checklistor, enkäter, innehåll till utbildningar – i princip allt textbaserat som du kan komma på. 

Kontinuerlig förbättring av befintliga texter och policys

Jobbar du på ett större bolag med redan etablerade arbetsmiljöpolicys kan AI vara en värdefull resurs för att bearbeta, förbättra och anpassa befintliga policys efter behov så att de blir mer begripliga för er verksamhet och era medarbetare. En bra idé är till exempel att be ditt AI verktyg om att identifiera brister eller områden som kan förbättras i era dokument. Därefter kan du be den att generera förslag på förbättringar, vilket gör det möjligt att kontinuerligt och snabbt uppdatera era arbetsmiljöpolicys så att ni håller dem så relevanta som möjligt.

Anpassa kommunikation – särskilt för dig som chef med större team

Som chef kan det vara särskilt värdefullt med hjälpen att kommunicera, särskilt om du har stort team som alla har behov av lite olika typer av kommunikation. Då kan du helt enkelt be AI:n att anpassa kommunikationen efter dessa behov.  Även inför olika typer av samtal med medarbetare kan AI-chatten hjälpa till att ta fram relevanta frågor, skapa en agenda och anpassa dessa efter medarbetaren i fråga.

”Hjälpen att kommunicera är kanske det området där du som chef kan ha störst behållning av generativ AI, eftersom kommunikation är en så stor del av chefskapet.” Sara Breman

Hjälp att analysera, tänka och komma på idéer

Är det dags för omorganisering? Be AI att ta fram potentiella risker i samband med förändringen utan att ge ifrån dig hemlig information. Här handlar det alltså om att ta hjälp av AI i den del av ert systematiska arbetsmiljöarbete som handlar om att undersöka arbetsmiljön och identifiera potentiella risker. En hjälp att tänka i nya banor. Eller för att få ett kvitto på att ni inte har missat något.

Har ni precis utfört en enkätundersökning?  Då kan AI inte bara hjälpa till att tolka enkätsvaren utan även ge förslag på vad ni faktiskt kan göra med statistiken. Problem med hög sjukfrånvaro? Be AI om få förslag på insatser som kan motverka sjukskrivningar baserat på just era förutsättningar. Har ni tillgång till sjukfrånvaroorsaker kan AI ge ännu mer precisa svar, utan att ni behöver ge ifrån er känslig information. AI kan på så sätt även användas som handlingsorienterad hjälp – en motor för att komma igång.

För att få så mycket utav din digitala textexpert och rådgivare är det tre saker som är särskilt viktiga att ha koll på:

1) Vad en AI-chatbot egentligen är för något och vad den är tränad på: det vill säga alla textbaserade källor som den kan komma åt. Det innebär att modellerna är tränade på allt ifrån artiklar, forskningsrapporter, twitterinlägg till bloggposter med varierande kvalitet och faktahalt. Att vara källkritisk är därmed a och o.

2) Hur du skriver dina prompts (uppmaningar). En rekommendation är att vara tydlig med var AI:n får hämta information ifrån och inte. Ibland kan det var bäst att klistra den del av lagrummet som du behöver hjälp att förstå, i stället för att skriva en bredare fråga. Du måste helt enkelt lära dig att formulera bra promptar för att få hjälp, annars kan du få dålig eller rentav felaktig hjälp.

3) Att aldrig lämna ifrån dig företagshemligheter. Här kan det vare värt att fundera ett varv till om texten ifråga faktiskt är hemlig eller inte. Är vår arbetsmiljöpolicy verkligen hemlig eller kan jag lämna in den för att få feedback som kan göra den mer engagerande och mer begriplig för målgruppen? Mest troligt så är arbetsmiljöpolicyn inte hemlig, men det kan vara en god idé att ledningen är tydlig med exakt vad som är ok att dela och vad man inte får dela.

”Utan tydliga direktiv från företaget blir det lätt mycket hysch, hysch om saker och det är blir så synd om det innebär att medarbetare går miste om att använda ett så starkt kommunikativt verktyg som skulle effektivisera mångas vardag.”  Sara Breman

För den som är ny på området kan det här med promptgenerering upplevas som en hel vetenskap som du helst behöver gå dyra kurser inom för att ens kunna börja experimentera med AI. Det stämmer tack och lov inte. Tvärtom kan du lära dig att få ut bra information från din AI med hjälp av en handfull konkreta tips.

Ge kontext och var konkret

Att vara just konkret är ett nyckelord i sammanhanget. Be inte ChatGPT att skriva en arbetsmiljöpolicy rakt upp och ner. Ge den först en roll att utgå ifrån, vilket i detta fall betyder det att du ber AI:n att agera som en arbetsmiljöexpert med lång erfarenhet av att jobba med arbetsmiljöfrågor. Var sedan tydlig med att den ska utgå från svensk lagstiftning när den tar fram policyn. Till sist kan du instruera AI-chatten att anpassa policyn utifrån ert företag, det vill säga informera den om era värderingar och säg att texten bör spegla dessa.

Kommunicera med AI som med en vän – och ställ följdfrågor

Kommunicera med AI-chatten på samma sätt som om du skulle med en riktig person. Skriv i hela meningar och ställ inte heller flera frågor i samma mening, då AI-chatten lätt glömma att svara på alla delar – på samma sätt som vi människor. Se det istället som en konversation mellan dig och chatten där du ställer en fråga i taget.

Och precis som med mänsklig interaktion kommer du att få olika typer av svar beroende på om du ställer öppna eller slutna ja eller nej-frågor. Ställ följdfrågor om du inte förstår något eller så ber du chatten ge dig förslag på frågor du kan ställa för att kunna få ett visst svar.

Till sist, fortsätt att skriva i äldre chattar som du redan har lärt upp för att spara tid, och för att fortsätta träna chatten på vad du behöver.

Var kreativ och prova flera gånger

Du kan uppmana AI att göra en mängd olika saker, som att be den att omvandla en text till en checklista med rutor, eller till tabellform för att kunna klistra in det i Excel. Oftast är det vår fantasi som sätter stopp.

Sedan är det viktigt att du ge inte upp bara för att det blev fel första gången.

”Jag hör många säga att ’jag fick inget bra svar, så jag har inte använt den igen’. Jag tror att man då inte har gett dem rätt kontext eller skrivit rätt uppmaning – det är en kompetens vi behöver utveckla och vi måste våga prova flera gånger.”