Lönsamma personalinvesteringar leder till lönsamma företag. Ändå saknas det ofta kunskap om hur man räknar på insatser som ökar välmående, engagemang och produktivitet hos medarbetarna. I den här guiden går vi igenom hur du argumenterar för personalinsatser med hjälp av siffror – för genom att lägga till ett ekonomiskt tänk på hälsoinvesteringarna ökar också chansen att beslutsfattare tar dem på allvar.
I denna guide får du ta del av
- Varför hälsoekonomi är avgörande för verksamhetens lönsamhet
- Hur personallivscykeln hjälper dig att fatta bättre ekonomiska beslut
- Konkreta schabloner för att räkna ut vad ohälsa kostar din organisation
- En steg-för-steg-process för att hitta och motivera lönsamma hälsoinvesteringar
- Hur du använder systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) som ram för hälsoekonomiska kalkyler
- Hur digitala verktyg förenklar arbetet – från analys till uppföljning
Varför ska du bry dig om hälsoekonomi?
Bevisen är många. Gång på gång har forskningen visat att god arbetsmiljö och välmående personal leder till framgångsrika företag. Men i stället för att se investeringar i personalen som en nödvändighet för verksamheten så betraktas investeringar i personalhälsa och arbetsmiljö alltför ofta som något ”extra”– inte minst i tider av osäkerhet. När det egentligen borde vara precis tvärtom.
En förklaring till detta är att investeringar kopplade till personalens mående och arbetsmiljö inte framgår i balansräkningen. Jämfört med exempelvis investeringar i maskiner. Kostnaden företaget betalar för en dålig arbetsmiljö ligger i stället gömd under sjuklönekostnader, rekryteringsannonser eller övertidskontot. Framför allt finns de ofta under förlorade intäkter och sämre kvalitet i produktionen.
Det är först när du synliggör dolda kostnader, och framför allt synliggör värdet av att lyckas med en given hälsosatsning som du kan avgöra om en investering är ekonomiskt försvarbar. En väl genomförd insats på 1 miljon som ger 3 miljoner tillbaka är bättre ekonomiskt än en insats på 100 tusen som bara ger 50 tusen tillbaka. Inga konstigheter, eller hur? Ändå är vi dåliga på att belysa dessa förhållanden när vi talar om hälsoinsatser. Kalkylerna och medlen vi är beredda att investera tycks ofta vara öronmärkta till materiella resurser.
Men så behöver det inte vara! För att få lönsammare företag är det en stor fördel att ha ett ekonomiskt förhållningssätt även till humankapitalet: vår viktigaste resurs. I denna guide kommer du därför få en introduktion till begreppet hälsoekonomi. Du får handfasta tips på hur du kan applicera ekonomiska ställningstaganden på arbetsmiljö, personal och hälsa. Vi ger dig även enkla verktyg för att kunna motivera dina hälsoinvesteringar inför ekonomichefen, vd och ledning – helt enkelt alla beslutsfattare som gärna talar i siffror.
Ekonomiskt förhållningssätt med hjälp av personallivscykeln
Personallivscykeln är ett värdefullt verktyg i din hälsoekonomiska verktygslåda. Detta eftersom en medarbetares behov och förutsättningar att göra ett bra jobb till stor del beror på var denne befinner sig i cykeln. Genom att fundera på hur du som arbetsgivare kan ge medarbetare i varje steg så bra förutsättningar som möjligt för att må bra och utvecklas i en positiv riktning kan ni både spara stora pengar och förebygga risk för ohälsa. Vi förklarar varför.
På ena axeln har vi effektivitet, på den andra tid. På steg 1 är du ny på jobbet och bidrar antagligen inte nämnvärt till företagets lönsamhet under den första tiden av lärande. Det kan ta allt ifrån några dagar upp till 2 år innan en nyanställd är uppe i ”full produktion” beroende på typ av roll, erfarenhet och kompetens hos den nyanställde, introduktion och handledningens kvalité. Med full produktion menas bland annat volym och kvalitet samt kontinuiteten i arbetet.
Vad betyder detta rent ekonomiskt? Säg att dina anställda har en genomsnittslön på 30 000 kr. Med sociala avgifter och semesterersättning kostar den anställde uppemot 600 000 kr per år. Detta borde med andra ord vara minsta värdet på produktionen per anställd för att befattningen ska vara försvarbar. Är du ny på jobbet levererar du troligen bara 50 % av detta värde, 300 000, fram tills att du når full produktion. Att inte ge medarbetaren de rätta förutsättningarna för att hen ska få en lyckad start och nå full produktion inom en rimlig tidsperiod kan därmed resultera i stora kostnader under en lång period.
Medarbetare på steg 2 behöver andra insatser för att de ska fortsätta utvecklas och kunna bidra med sin fulla potential – i riktning mot steg 3. Exempel på insatser kan vara individuella kompetensutbildningar och preventiva arbetsmiljöinsatser.
Risken är annars att medarbetaren tappar motivation och stannar av eller till och med backar i produktivitet, mot steg 4. En vanlig orsak till sämre prestation är arbetsmiljöproblem. För en person som upplever arbetsmiljöproblem är produktionsbortfallet i genomsnitt 30-40 procent. Förutom produktionsbortfall orsakar arbetsmiljöproblem hälsobesvär hos var fjärde svensk i arbetslivet. Det är därför avgörande att ställa sig frågorna:
- Vilka förebyggande arbetsmiljöinsatser krävs i just min organisation för att minimera risken att anställda hamnar på steg 4?
- Vilka rehabiliteringsinsatser behövs för att så snabbt som möjligt ”lyfta upp” personal från steg 4?
Dessa är miljonkronorsfrågor. För med ett produktionstapp på 40 procent, handlar det i rena pengar om 240 tusen kronor per person och år. Därmed krävs det inte mycket, varken i tid eller antal anställda, förrän ni är uppe i miljonförluster.
Med andra ord, om är du bra på att stötta personalen i varje steg av personallivscykeln – då har du en framgångsrik organisation.
Räkna på hälsoinvesteringar med hjälp av SAM
- Undersök verksamheten. Gör en grundlig undersökning av hälsoläget i organisationen: var ni är idag, vart ni är på väg, och var ni vill vara. Se till att gå till botten av varje område och verkligen ta reda på grundorsakerna bakom varje problem. Synliggör kostnaderna för ohälsa med hjälp av nyckeltal som sjukfrånvaro och personalomsättning.Tänk på att alltid använda verksamhetens övergripande mål som en karta mot vilken ni kan bedöma vad som är bra eller dåligt för verksamheten. Genom att jämföra verkligheten mot er vision och era mål kan ni avgöra vad som är ett faktiskt problem för er. Då blir icke-handling ett aktivt val som linjerar med verksamheten – till skillnad från icke-handling som grundar sig i okunskap.
- Bedöm risker och möjligheter. Kartlägg era handlingsalternativ och beskriv de möjliga konsekvenserna, positiva som negativa. Jämför alla åtgärdsförslag med alternativet att inte göra någonting. Gör analysen först helt utan prissättning. Risken finns annars att ni tappar den större kontexten när allt fokus hamnar på effekterna som är enklast att kvantifiera.När ni mappat upp alla tänkbara effekter kan ni börja sätta prislappar på konsekvenserna. Eventuella vinster är ofta svåra att prissätta men förenklas ju mer konkret ni beskrivit möjligheterna. Om en hälsoåtgärd kan ge effekt i form av ökad kvalité bör ni alltså tratta ned betydelsen av kvalité för verksamheten: Handlar det om färre felanmälningar? Eller färre förlorade kunder? Ju mer konkreta värden desto enklare blir det att sätta en siffra på effekterna.
- Besluta om åtgärder. Det är nu ni avgör om åtgärden är försvarbar, genom att både se över de ekonomiska argumenten samt de effekter som ni inte kan få med i kalkylen.För att investeringen ska vara lönsam behöver ni minst få tillbaka det som insatsen kostar att genomföra i tid och pengar. En bra princip för att beräkna lönsamheten är därmed att ta fram kritiska värden, eller nollpunkter. Denna princip minimerar risken av att det blir glädjekalkyl och går ut på att beräkna hur mycket av de positiva effekterna som minst måste nås för att investeringen ska gå ihop.Exempel: Med en hälsoinsats på 100 000 kr, då vet vi att vi behöver undvika minst en långtidsfrånvaro för att investeringen ska vara försvarbar. Alternativt krävs det att samma insats förhindrar 33 stycken korttidssjukdagar, givet en lön på 30 000 och att priset för en sjukdag är 10 procent av lönen. Tror du att insatsen minst kan leverera någon av dessa kritiska värden, alternativt en kombination av båda? I så fall har du antagligen en god investering.
- Följ upp. Uppföljning av kalkylen – blev resultatet som förväntat? Ofta brister verksamheter i att både dokumentera och att följa upp och riskerar då att gå miste om värdefulla insikter. Med facit i hand kan ni uppdatera kalkylen och göra ännu bättre beräkningar, och därmed ännu bättre investeringar, nästa gång.