Stora personalgrupper kostar mer och leder till ökad sjukfrånvaro

Även om en chef kostar pengar så kostar också sjukfrånvaron, så investeringar i organisationen är en investering för medarbetarnas hälsa och organisationens lönsamhet. Det finns ett starkt stöd i den samlade forskningen för att just många medarbetare per chef får stora negativa effekter för cheferna men också för medarbetares hälsa och verksamhetens resultat.

För chefer märks effekter som minskad arbetstillfredsställelse och ökad överbelastning och stress. För medarbetare märks försämrad arbetstillfredsställelse, lägre engagemang, sämre relation och mindre tid för interaktion med chefen. Dessutom märks ökad personalomsättning, ökat missnöje med arbetsmiljön och med chefen, problem i arbetsgruppen, samt fler olyckor och incidenter i verksamheten. 

Fler långtidssjukskrivningar  ju större personalgrupper

Sambandet mellan stora personalgrupper och långtidssjukskrivningar är starkt och analyser visar att den enskilt största förklaringen när det gäller långtidssjukfrånvaro är storleken på arbetsgrupperna. Andelen långa sjukskrivningar blir fler ju större en personalgrupp är. 

Den bästa storleken på en personalgrupp sägs vara 12–15 personer. Om gruppen är över 20 personer är andelen långa sjukskrivningar i snitt över fyra procent, jämfört med runt tre procent i personalgrupper som har runt 15 medarbetare. En sammanslagning av två enheter med 10 medarbetare och varsin chef, till en enhet med 20 medarbetare och en chef, beräknas medföra en halv långtidssjukskriven medarbetare, rent statistiskt beräknat.

Långtidssjukskrivningar är kostsamma

Långtidssjukskrivningar är mycket kostsamma, inte minst rent mänskligt för den det drabbar. Varje fall av långtidssjukskrivning beräknas kosta arbetsgivaren 100 000 kronor i förlorad produktion. Statistiskt sett är det mest sannolikt en kvinna som drabbas av långtidssjukrivningen och på det är också vanligen kvinnor som är chefer för större personalgrupper. 

– Vår bild är att chefer inom industrin i genomsnitt har mindre arbetsgrupper än chefer inom till exempel skola, vård och omsorg, och vi kan se att sjukfrånvaron inom skola, vård och omsorg ofta är högre än inom industri. Sjukfrånvaron är förstås viktigt att ha koll på eftersom den har så många negativa följdeffekter på en arbetsplats. Därför är det också viktigt att minska sjukfrånvaron och en väg kan vara att se över chefstätheten, säger Elisabeth Wicklin, Affärsområdeschef Företagstjänster på MedHelp.

Att följa hälsoläget är viktigt i stora personalgrupper

Mot bakgrund av risken för högre sjukskrivningar som i sig påverkar resultat och lönsamhet, finns anledning att fundera över hur den egna organisationen ser ut för att åstadkomma en bra, hälsosam och lönsam organisation. Första steget är att se till att ha en organisation med lagom stora arbetsgrupper och rätt chef på rätt plats. Nästa steg är att säkerställa att chefer har olika typer av stöd för att skapa en god arbetsmiljö, med trivsel, engagemang och låg sjukfrånvaro. I detta kan cheferna vara hjälpta av att kontinuerligt sätt följa hälsoläget i organisationen och kunna arbeta systematiskt, effektivt och tryggt vid rehabilitering. Detta är särskilt viktigt vid större personalgrupper.

– Med rätt systemstöd har chefer och ledning stor hjälp i att få koll på hälsoläget i teamet, så som sjukskrivningstal och orsaker till sjukfrånvaro. Då är det enklare att sätta in rätt åtgärder för att minska sjukfrånvaro, eller att arbeta med friskfaktorer för att bibehålla ett redan bra utgångsläge, säger Elisabeth Wicklin.

Vad kostar en chef och vad kostar sjukskrivningar?

Att ha fler chefer i en organisation medför naturligtvis en viss kostnad. Men det kostar också att ha chefer som inte orkar med sina uppdrag eller medarbetare som inte blir sedda. Det leder till ökad stress, lägre engagemang och högre sjukfrånvaro, vilket också kostar samtidigt som det påverkar organisationens resultat och lönsamhet. 

Kostnaden för en chef med en månadslön på 50 000 kronor är ungefär 880 000 kronor på ett år. Samtidigt är kostnaden för en sjuk medarbetare cirka 10% av månadslönen per dag. I en organisation med 250 medarbetare med en genomsnittlig månadslön på 30 000 kronor och en sjukfrånvaro på i genomsnitt fyra procent uppgår arbetsgivarens totala kostnad för sjukfrånvaron (korttid) till 3 824 582 kronor. 

– Det är idag väl belagt att hälsoläget i organisationen bidrar till ökad lönsamhet. Så beroende på organisationens storlek och nivå på sjukfrånvaro så är sannolikt en väl anpassad chefstäthet väl värd sin investering. Utöver det måste organisationen arbeta systematiskt och datadrivet för att kontinuerligt förbättra hälsan i organisationen, säger Elisabeth. 

Ökad chefstäthet kan leda till:

• Minskad sjukfrånvaro: Inkluderar minskad sjuklönekostnad, lönekringkostnad samt rehabiliterings- och behandlingskostnader. Kostnad för en dags korttidsfrånvaro beräknas kosta 10 procent av månadslönen, en dag av långtidsfrånvaro beräknas kosta 1 procent av månadslönen.
• Minskad personalomsättning: inkluderar rekryterings- och introduktionskostnader, produktionsbortfall vid inskolning av ny personal samt avslut för den som ska sluta. Utifrån siffror från bland annat SKR utgår vi från 12% personalomsättning innan åtgärden sätts in. 
• Minskade arbetsmiljö-/hälsoproblem: Hälso- och arbetsmiljöproblem skattas i forskningen leda till minst 10% produktionsbortfall. I enlighet med ovan nämnda Arbetshälsoekonomiska analysverktyg, som är baserat på forskning, utgår vi från att 55% av personalen lider av sådana problem i utgångspunkt. Siffran är dock med största sannolikt högre för vård- och omsorg eftersom detta är en generell schablon för kommunal verksamhet. 

Låg chefstäthet och stora arbetsgrupper leder till:

För chefer: 

• Minskad kontroll över arbetet
• Minskad arbetstillfredsställelse
• Ökad överbelastning och stress 
• Ökad administration
• Ökad fragmentering och intressekonflikter

För medarbetare: 

• Försämrad arbetstillfredsställelse och engagemang
• Försämrad relation till och tid för interaktion med chefen
• Ökad personalomsättning
• Ökat missnöje med arbetsmiljön, chefen och arbetsgruppen

Källor: Forskaren Klara Regnös sammanfattning av aktuell forskning, Nyckeltalsinstitutet 1, Nyckeltalsinstitutet 2