Har ni rätt resurser för att kunna tolka och agera på siffrorna kring sjukfrånvaro i ert företag? Många företag använder sig av godtyckliga metoder som endast tar tempen på företagshälsan, istället för att gå på djupet hos individerna. Så här kan du använda smartare verktyg för att analysera medarbetarnas hälsa – och fatta relevanta beslut för hur ni ska ta action.
5 punkter som ger värdefull statistik kring korttidsfrånvaro
Att satsa både tid och pengar i medarbetarnas hälsa är helt nödvändigt för att bygga ett starkt employer brand – både för att attrahera nya medarbetare, men också behålla befintliga. För dig som HR-chef är en viktig KPI att sänka den totala procenten sjukfrånvaro i bolaget. Men vad behöver du egentligen veta för att kunna förverkliga detta? Vilken data behöver du ha tillgång till och hur ska du agera på informationen?
I en rapport från 2021 tillfrågades 300 HR-chefer om vilken information som skulle vara mest värdefull i deras arbete med att minska sin sjukfrånvaro. De fem viktigaste punkterna som framkom var:
- Sjukfrånvaroorsak – Att få reda på orsaken till varför en medarbetare sjukanmäler sig, samt kunna förstå och analysera detta.
- Riskindivider – Att identifiera personer med risk för sjukdom, ohälsa eller skador i tid, för att inte agera försent.
- Samsyn – Att sjukfrånvarofrågor hanteras på samma sätt över hela organisationen.
- Översikt – Att få överblick över frånvaro och hälsa i organisationen i realtid.
- Långsiktighet – Att kunna mäta och analysera sjukfrånvaron över tid.
Vanliga metoder för att undersöka företagshälsa – och deras brister
Din organisation har säkert redan etablerade tillvägagångssätt för att kartlägga och följa upp medarbetarnas välmående och hälsa. Metoderna ger olika typer av insikter i medarbetarnas sjukfrånvaro, men har också sina stora brister. Känner du igen dig i situationerna nedan?
Hälsoskrivningar med frågor kring livsvanor ger dig och företaget aggregerad information kring hälsoläget i organisationen, och medarbetaren själv får sitt personliga resultat där hen blir varse sina risker. Det är ett sätt att ta tempen på organisationen, men det stora problemet är att det inte kan bidra till några individuella åtgärdsplaner – där ni behöver lägga störst fokus.
Medarbetarundersökningar kan hjälpa till att hissa varningsflaggor kring problem som psykisk ohälsa eller arbetsmiljö – problem som ni kan hantera på det systematiska planet, men inte det personliga. Det finns en stark korrelation mellan otrivsel på jobbet och sjukskrivningar, men medarbetarundersökningar går inte på djupet för att kartlägga orsaker till den individuella sjukfrånvaron.
Lönesystemet, i sin tur, ger enbart insikter kring den direkta sjukfrånvaron, där du svart på vitt kan se hur mycket en medarbetare varit borta – dock först 1-2 månader i efterhand. Problemet här är just eftersläpningen och bristen på detaljer; det går inte att se orsak till sjukfrånvaron och det går inte att fånga upp exempelvis psykisk ohälsa i tid.
Magkänslan är till sist något som många chefer förlitar sig (kanske allt för starkt) på, för att bedöma hälsoläget hos de anställda. Om du märker att en medarbetare kanske har extra mycket frånvaro på måndagar, och drar slutsatsen kring att individen ifråga kanske har alkoholproblem, kan det vara väldigt känsligt och svårt att sätta in rätt åtgärder i tid. Det blir reaktivt och ostrukturerat, och resulterar i helt godtyckliga processer beroende på chef.
Läs mer: Har ni koll på er sjukfrånvaro?
Digitala verktyg ger realtidsdata för korttidsfrånvaron
Med ett digitalt verktyg för att rapportera och analysera sjukfrånvaron blir det enklare för både dig som HR-chef, medarbetaren och cheferna att få kontroll över frånvaromönstren i organisationen. Ni slipper gissa er fram baserat på magkänsla eller övergripande temperaturmätningar – och kan dessutom få data på individnivå, i realtid. Här är några exempel på statistik som ett digitalt verktyg enkelt kan ge:
- Procentuell fördelning mellan t.ex. korttidsfrånvaro, långtidsfrånvaro och vab
- Antal sjukdagar per medarbetare
- Orsaker till sjukfrånvaron
- Jämförelser mellan grupper – t.ex. mellan män/kvinnor och tjänstemän/arbetare
- Jämförelser mellan avdelningar i organisationen
- Branschjämförelser
Att bara samla data kring hur sjukfrånvaron ser ut i bolaget har dock ingen funktion om du inte vet vad du ska göra med informationen. Även om du får veta vilka som sjukanmält sig på grund av förkylning, migrän eller depression så fyller siffrorna i sig inget självändamål – det är vad du proaktivt kan göra för att höja hälsan bland medarbetarna som spelar roll i slutändan.
När du efterfrågar en viss typ av statistik kring företagets sjukfrånvaro är det därför alltid nödvändigt att fråga sig själv Varför vill jag veta just det här, och vad ska jag göra med informationen när jag fått den? Målet är att skaffa insikter för att kunna agera rätt – och i nästa steg är det viktigt att börja mäta resultatet av insatserna ni faktiskt gör.
Smartare algoritmer för systematisk analys
Framtidens digitala verktyg för företagshälsa utvecklas ständigt för att bidra med mer träffsäker data baserat på smartare algoritmer. Idag kan många system per automatik riskklassificera en individ som varit sjuk fyra gånger under ett halvår, utan att ta hänsyn till kringliggande aspekter. Personen ifråga kanske bröt armen vid ett tillfälle, fick covid-19, drabbades av maginfluensa och blev förkyld igen inom 6 månader – orsaker som är orelaterade till långvarig hälsorisk. Kollegan som sjukskrivit sig vid tre tillfällen under samma period, på grund av sin manipulerande chef, går i sin tur under radarn.
Med utvecklingen av intelligensen i systemen går det enklare att analysera både frekvens, längd och orsak kombinerat – vilket gör det enklare att förstå syftet bakom sjukskrivningen. Här kan ni se mönster och bedöma om medarbetaren befinner sig i ett riskläge. Att titta på grupper med gemensamma nämnare, exempelvis samma chef, gör att man enklare även kan identifiera kollegor som också befinner sig i riskzonen. Kombinerat med sjukvårdsrådgivning hittar ni också eventuell bakomliggande problematik som behöver hanteras.
Så tar du vara på statistiken för korttidsfrånvaron
För att kunna ta vara på statistiken kring er korttidsfrånvaro behöver ni vara genuint engagerade i frågan. Som HR-chef har du ett viktigt ansvar att möjliggöra för cheferna att arbeta enkelt och effektivt med analys och utvärdering av vilka insatser som krävs för att förbättra företagshälsan och minska sjukfrånvaron.
Med företagshälsovården i ryggen har du goda förutsättningar att hjälpa och stötta cheferna i deras eget arbete. För att lyckas måste varje chef både ha tid och resurser att veta hur man ska göra för att följa upp sjukskrivningar hos sina medarbetare – vilket kan vara en utmaning för många. Att jobba proaktivt, framför allt med med riskidentifiering, är ofta en framgångsfaktor till att kunna fatta genomtänkta beslut och undvika att agera när det redan är för sent. Sjukfrånvaro relaterat till psykisk ohälsa, beroendesjukdomar och muskulära problem är tre vanliga områden som kan ta sig uttryck i repetitiv korttidsfrånvaro, men på sikt även riskera att övergå i långtidssjukskrivningar. Faktum är att 50 procent av medarbetare i riskzonen blir långtidssjukskrivna – vilket gör det ännu viktigare att adressera problemen i ett tidigt skede.
Med återkommande hälsoundersökningar, ett nära samarbete med företagshälsovården och ett digitalt verktyg som tar fram rätt sjukfrånvarostatistik blir det lättare att sätta in rätt åtgärder för rätt medarbetare, vid rätt tidpunkt.
