Rekordsnabb start när Saab införde MedHelps plattform

Dela

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

I juni 2020 började Saab använda MedHelps frånvarohantering och rehabstöd för 15 000 medarbetare. Införandet skedde på kort tid och byggde på att mängder av data integrerats mellan Saabs och MedHelps system. Stort engagemang, nära samarbete och tydliga fördelar för användarna har varit några av framgångsfaktorerna i införandet.

Saab – ett globalt företag

Saab är ett globalt företag som producerar produkter, tjänster och lösningar för försvar och säkerhet. Saab har cirka 20 000 anställda globalt och cirka 15 000 i Sverige, varav cirka 1 500 är chefer. Verksamheten finns i hela Sverige, från Malmö i söder till Luleå i norr.

Anita Vidovic är HR Specialist och berättar här om när Saab beslutade att börja använda MedHelps tjänster för digital företagshälsa, mitt under pandemin i juni 2020.  Implementeringen, som ställde mycket höga krav på säkerhet, var rekordsnabb och gick över förväntan tack vare ett nära samarbete mellan Saab, Feelgood och MedHelp.

Samtliga cirka 15 000 medarbetare och cirka 1 500 chefer inom Saab i Sverige använder MedHelps tjänster för frånvarohantering, sjukvårdsrådgivning och rehabstöd. Telefontjänsten för sjuk- och vabanmälan är öppen dygnet runt, ger snabb och personlig sjukvårdsrådgivning av sjuksköterskor, och genom plattformen får cheferna automatiskt den information de behöver om medarbetare är frånvarande.  

Hälsoarbetet är prio på Saab 

Hälsofrågorna är högt prioriterade för Saab och så har det varit under lång tid. Men under pandemin blev det allt tydligare att det fanns ett behov av bättre struktur och överblick. Pandemin innebar att många var sjuka, men också att många undrade över sina symtom, om man skulle stanna hemma, sjukskriva sig och hur vab skulle hanteras. Samtidigt arbetade cirka hälften av medarbetarna hemma, vilket gjorde det svårare för cheferna att ha kontakt med sina medarbetare och ha koll på deras hälsa och välmående.

– Det var svårt att få överblick och att ha koll på varför medarbetarna var sjuka och det blev tydligt att vi behövde ett gemensamt system för hantering av sjukfrånvaron. Vi hade endast tidrapporteringen som grund för uppföljning och det var inte tillräckligt. Vi behövde realtidsdata för att kunna stötta chefer i deras hantering av sjukfrånvaro och kunna ge bra stöd till medarbetare som är sjuka, berättar Anita.

Saabs beslut att implementera MedHelps plattform visade sig vara en vinst

Pandemin påskyndade därför Saabs beslut och implementeringen av MedHelps tjänster. Beslutet var dock noga övervägt eftersom hälsofrågorna sedan länge var högt på agendan och Saab kände till MedHelp.  

– Vi hade tittat på olika lösningar för att få till en smidigare för sjuk- och friskhantering och ge ett bra stöd vid rehabilitering till chefer. Vi ville också skapa standardiserade processer för att förenkla för ledning, HR, chefer och medarbetare, säger Anita.

– Vi valde MedHelps lösning via vår företagshälsovård Feelgood eftersom de sedan länge är väletablerade på marknaden och vi fick goda vitsord om dem. Vid inledande demonstrationer av tjänsten upplevde vi också att den var väldigt användarvänlig, berättar Anita.

Implementeringen gick fort och allt fungerade över förväntan. Särskilt eftersom allt skedde digitalt helt utan fysiska möten. Det tog tre månader från beslut till ett fullt implementerat system. Då hade Saab integrerat organisations- och persondata för 15 000 medarbetare från sitt HR-system in i MedHelps plattform. Saab förde också över det senaste årets sjukfrånvarodata till MedHelps plattform för att ha jämförelsedata från start.

– Vi har full integration mellan vårt HR-system och MedHelp och överflytten av all data funkade fantastiskt bra. Det finns många fördelar med att allt hänger ihop. Alla processer blir mycket enklare och effektivare, för både medarbetare, chefer, HR och ledning, säger Anita.

Säkerheten var en viktig faktor för Saab

En viktig faktor i implementeringen var säkerheten. Saab ställer mycket höga säkerhetskrav och när ett nytt system ska införas ska det göras en säkerhetsackreditering. Kraven är särskilt höga när det gäller hantering av persondata om anställda.

– Vi fick spendera mycket tid på säkerhetsfrågor, till exempel när det gäller lagring, servar, responstider och GDPR-aspekter. Även om det var kort om tid är detta något vi aldrig skulle ge avkall på, säger Anita.

Sjukvårdsrådgivning som del i det strategiska hälsoarbetet

Saabs hälsostrateger, som är HR-medarbetare med inriktning på hälsofrämjande strategiskt arbete, hade en viktig roll i implementeringen och hade bland annat informationsmöten i hela organisationen. MedHelp höll digitala utbildningar för de 15 000 medarbetarna och tog fram instruktionsfilmer. Artiklar på intranätet med bland annat HR-direktör och företagsläkare som berättade om tjänsterna var också en viktig del i implementeringen.

– Vi tryckte mycket på rådgivningsdelen i kommunikationen, det vill säga möjligheten för medarbetare att få snabb och personlig sjukvårdsrådgivning i samband med både sjukfrånvaro och vab. Det är en så tydlig förmån som alla kan dra nytta av, säger Anita.

Inför starten skickades ett sms till samtliga medarbetare med kort information och telefonnummer till tjänsten.

– Det var viktigt att denna information gick fram till alla samtidigt, särskilt eftersom alla inte var på plats. Vissa var sjuka, vissa arbetade hemma, var tjänstlediga eller annat, berättar Anita.

Nu är det ett telefonnummer och en väg in för sjuk-, frisk- och vab-anmälan för alla medarbetare.

– Vi har märkt att med ett telefonsamtal kommer man långt. Inte minst under Covid då många haft frågor om hur man ska agera i olika situationer. Då har den personliga rådgivningen verkligen varit värdefull. Det är enkelt att få råd och hjälp och veta hur man ska gå vidare, samtidigt ger det oss en bra bild av varför medarbetare är sjuka, säger Anita.

Enkelhet och tydliga processer har underlättat arbetet

Tydliga, enkla instruktioner har underlättat införandet och de nya rutinerna har mottagits mycket positivt av både medarbetare och chefer.

– Medarbetarna värdesätter enkelheten och den personliga rådgivningen. Cheferna tycker att det är bra att ha allt samlat på en plats, ha tydliga processer och få automatiska påminnelser som säger vad man behöver göra och när till exempel när någon är långtidssjukskriven eller har upprepad frånvaro, säger Anita.

Saabs fortsatta hälsoarbete

Saab är en komplex organisation som växt genom förvärv och sammanslagningar och där det ständigt sker förändringar. Därför är möjligheten till fortsatt utveckling av tjänsterna utifrån Saabs specifika behov viktig.

– MedHelp har varit väldigt tillmötesgående och vi har sedan start haft regelbundna möten med dem och vår företagshälsovårdspartner Feelgood för att diskutera utveckling. Utifrån vår feedback diskuterar vi möjligheter, behov av nya funktioner, specifika data eller rapporter i systemet, eller annat som vi behöver samarbeta kring. Det har fungerat väldigt bra, säger Anita.

Nu har Saab en bra plattform att arbeta vidare utifrån i sitt kontinuerliga arbete för bättre hälsa och ökat välmående.

– Detta är strategiskt viktigt för oss och genom plattformen får vi bra underlag för vårt fortsatta arbete samtidigt som det skapar mervärden för både medarbetare och chefer. Det blir också mycket enklare för ledning och chefer att få en bra bild av sjukfrånvaron, både över tid och här och nu i realtid. Det möjliggör ett strategiskt arbete med hälsofrågorna i hela organisationen, säger Anita.

Vill du få en bild av er sjukfrånvaro, vad den kostar och veta hur vi kan hjälpa er att sänka den?

    Är du redan kund och använder våra lösningar, klicka här.