Vad du ska tänka på när du räknar på sjukfrånvaro

Under högkonjunktur är sjukfrånvaron låg, människor behöver inte vara ”rädda” för att vara sjuka. Under lågkonjunktur kommer rädslan för att bli sjuk eller bli av med jobbet. Då ändras sjukfrånvaron snabbt. Men sjukdomarna finns kvar oavsett konjunktur, det är människors beteende som förändras.

– Det är viktigt att hälsofrågor integreras med styrning och uppföljning. Företag behöver ha kunskap om människans och organisationens beteende när sjukfrånvaron räknas ut, inte bara om finansiella styrtal, säger Paula Liukkonen, ekonomie doktor och docent i företagsekonomi och miljöekonomi, som har ägnat en stor del av sitt yrkesliv till att hjälpa företag att mäta och förstå vikten av att följa upp orsaker till sjukfrånvaro.

Att räkna ut sjukfrånvaron är ett medel för att komma närmare siffrornas beteende

De flesta arbetsgivare vet att sjukfrånvaro kostar pengar, men sällan hur mycket. Många vet heller inte vad sjukfrånvaron beror på och vilka åtgärder som behövs för att minska den. Räknandet i sig är inte det viktiga. Det är bara en början och ett medel för att komma närmare siffrornas ”beteende”, för det är bakom statistiken om sjukfrånvarons omfattning, frekvens och fördelning som fakta om orsakerna finns.

– Se till att identifiera orsaker och göra förändringar till det bättre. Om det behövs. Det är när ni faktiskt vet om frånvaron handlar om en sjukdom, eller om den är kopplad till arbetsplatsen och handlar om till exempel stress, mobbning eller dålig konflikthantering, som ni vet vilka åtgärder som måste göras, fortsätter hon.

En digital tjänst kan hjälpa dig att räkna ut sjukfrånvaron

I arbetet är en digital sjukfrånvarotjänst till stor hjälp. Den ger löpande uppföljning av sjukfrånvarostatistik som omfattning och struktur, hur den förändras och vad den kostar under en specifik dag, vecka eller månad. Tjänsten är en plattform för att räkna ut kostnader när någon är sjuk. Det går även att följa en persons väg genom sjukfrånvaron för att se vilken hjälp och vilka rehabiliteringsåtgärder som behövs. Bra nyckeltal att mäta är: sjukfrånvaro, sjuknärvaro och dold sjukfrånvaro – när en anställd tar ut en semesterdag eller innestående övertid istället för en sjukfrånvarodag.

– Så ”enkelt” är det, menar Paula Liukkonen. Snurra inte till det. Räkna, ta reda på orsakerna, åtgärda och följ upp resultatet. Förklara även siffrorna så att alla förstår dem, det är så ni får med er medarbetarna.

Sjukfrånvaron är en arbetsmiljöfråga, men även i allra högsta grad en ledningsfråga.

– Det är avgörande att ledningen ser, tar itu med och gör något åt sjukfrånvaron om den medför problem. Inte minst för att mycket i sjukfrånvaron handlar om det vi inte pratar om. I dag är det viktigare än någonsin att ledningen har självkännedom om sin organisation och arbetskultur, och tar ansvar för åtgärder som bidrar till en positiv förändring för att bibehålla förtroendet hos kunder och medarbetare.

Kom även ihåg att inte jämför er sjukfrånvaro med andras, givet att inget blir bättre av att konstatera att ni är bättre eller sämre än någon av era konkurrenter. Gör istället något åt er egen sjukfrånvaro.

Mät er samtidighet

Ni kommer en bit på väg genom att använda er av samtidigheten i att mäta och åtgärda, sammanhanget som visar orsakerna och deras effekter och sinnesron som kännedomen om den egna organisationens hälsotillstånd och kapacitet ger:

1. Samtidighet – identifiera organisationens nuläge och vilka faktorer den beror på
2. Sammanhang här behöver vi göra utifrån de siffror och dess orsaker vi har fått fram
3. Sinnesro – så här tillvaratar vi hela organisationens kapacitet att skapa värde för kunderna och hälsa för organisationen och medarbetarna

Checklista när ni räknar ut sjukfrånvaro:

• Använd digitala tjänster och verktyg – det underlättar mätningen och förenklar uträkningarna.
• Fastna inte i själva räknandet. Fråga er vilka orsakerna är och genomför åtgärder som fortsätter att utveckla er organisation.
• Involvera ledningen i arbetet med sjukfrånvaron.
• Prata så att medarbetarna förstår. Förklara ekonomiska begrepp och hur allt hänger samman.
• Använd de tre S:n – Samtidigheter, Sammanhang och Sinnesro.