Full koll på sjukfrånvaron i realtid och tydlig dokumentation av all sjukfrånvaro sparar tid, frånvarodagar och pengar. Det menar Bilbolaget som använder MedHelps plattform via Feelgood i hela sin koncern sedan flera år tillbaka.
Bilbolagskoncernen ägnar sig dels åt försäljning, service och tilläggstjänster med personbilar, transportbilar och lastvagnar, dels förvaltning av de egna och hyrda fastighetsbestånden. Fordonsaffären omfattar försäljning av både nya och begagnade personbilar, transportbilar och lastvagnar och har fokus på att leverera helhetslösningar som förenklar kundens vardag.
Företaget har växt kraftigt de senaste åren och har idag cirka 700 medarbetare. Här berättar Zara Löfman, HR chef, om hur de upplever MedHelp Cares hälsoplattform som ger stöd i att hantera sjukfrånvaro och rehabilitering för ledning, HR, chefer och medarbetare.
– Det absolut viktigaste för oss är att få överblick på sjukfrånvaroläget i realtid, så att vi inte bygger vårt arbete på sjukfrånvarorapporter som släpar efter flera veckor. Därför är realtidskollen central, menar Zara Löfman på Bilbolaget.
Zara berättar att sjukfrånvaroläget i företaget ser förhållandevis bra ut.
– Vi har ett ganska bra utgångsläge, utan större strukturella hälsoproblem, utan att sjukfrånvaron främst har andra orsaker som till exempel infektioner och förkylningar.
– För oss är det viktigt att jobba med att se tidiga signaler och det är viktigt för oss att jobba helhjärtat med frågorna. Vi vill kunna se på sjukfrånvaron här och nu. Allt för att underlätta för cheferna som ofta har stora team och det är inte alltid lätt att ha koll på alla. Men även för att snabbt kunna se tecken på ohälsa och sätta in rätt insatser till medarbetaren. Hur länge har en medarbetare varit sjuk, varför, har någon upprepad frånvaro? Genom plattformen får vi koll på de tidiga signalerna och kan jobba aktivt för att hantera risker och undvika ohälsa som slutar med längre sjukskrivning, berättar Zara.
Ordning och reda ger trygghet
Det kontinuerliga arbetet är en trygghet för både chefer och medarbetare. Vid upprepad sjukfrånvaro ges automatiskt en signal så att chefen kan hålla hälsosamtal. Genom att prata med medarbetaren och försöka förstå vad som ligger bakom frånvaron kan företaget stötta i ett tidigt skede och förhoppningsvis undvika fortsatt frånvaro.
Bilbolaget har valt lösningen med tillgång till sjukvårdsrådgivning av sjuksköterska dygnet runt till medarbetarna, som också kan få rådgivning om det gäller sjuka barn. Det ger en professionell och snabb hjälp till medarbetaren, vilket har varit uppskattat.
Plattformens rehabstöd hjälper chefer att leva upp till arbetsgivares rehabiliteringsansvar. En bra hantering kan göra att sjukfrånvaron blir kortare, samtidigt som det sparar lidande, tid och pengar. Rehabstödet talar om var medarbetaren befinner sig i rehabiliteringsprocessen och påminner när chefen behöver agera. Det kan handla om att det är dags att ta fram en rehabiliteringsplan, se över arbetsuppgifter eller sätta i gång arbetsträning.
Bilbolaget samarbetar med företagshälsan Feelgood, som många gånger involveras vid rehabiliteringsärenden. De kan då utgå ifrån redan dokumenterad information om individens sjukfrånvaro vilket underlättar i rehabiliteringen.
Tidiga tecken på ohälsa kan fångas upp
För Bilbolaget är det viktigt att kunna stötta både chefer och medarbetare. I plattformen kan cheferna följa mönster, hur ofta någon är borta och av vilka orsaker och utifrån det fundera på åtgärder. Är någon sjuk upprepade gånger av samma orsak, eller är det olika varje gång? Vad kan individen göra, och hur kan arbetsgivaren stötta?
– Om vi kan fånga upp detta tidigt hjälper det oss att få i gång arbetet kring hälsosituationen. Räcker det med ett hälsosamtal, eller behöver vi göra något mer? Ofta kan ett samtal räcka för att stoppa ytterligare ohälsa och långtidssjukskrivning, berättar Zara. Det är också viktigt att ha koll på hur många tillfällen över tid och hur många dagar per tillfälle någon är sjuk. Det kan till exempel visa att någon vid varje sjukfrånvarotillfälle ligger på gränsen till läkarintyg, vilket kan vara viktig information i sig.
Dokumentationen av sjukfrånvaron är en hjälp för cheferna men kan också vara bra för medarbetarna. Vid upprepad frånvaro upplever kanske inte medarbetaren situationen på samma sätt som arbetsgivaren eller chefen, då ger dokumentationen stöd.
När chefen och medarbetaren kan få en gemensam bild av sjukfrånvaron blir det mer påtagligt och något att prata utifrån. Det gör det enklare att diskutera vad som kan behöva göras i arbetsmiljön eller övrigt för att komma till rätta med en negativ utveckling, berättar Zara.
– Vi kan tidigt få i gång en dialog kring vilket stöd vi kan erbjuda, och höra oss för om medarbetaren haft kontakt med vården. Det finns ju individer som har generell ohälsa eller mycket sjukfrånvaro men av skäl som vi inte kan påverka som arbetsgivare. Det är därför det är så viktigt att prata om det i ett tidigt skede. Vi kan säga att det är så här vi jobbar, det är vår rutin och syftet är att vi vill följa sjukfrånvaron och kunna hjälpa. På det här sättet kommer vi snabbare framåt, vilket är bra för alla, säger Zara.
Zara påpekar också att arbetssättet ger kostnadsbesparingar:
– Rent krasst så kostar ju sjukfrånvaron också mycket pengar, och vi vill förstås undvika dyr långtidssjukfrånvaro så långt det går. Numera fångar vi oftare upp upprepad frånvaro, blir uppmärksammade och kan jobba förebyggande. Varje procentenhet sjukfrånvaro kostar stora pengar, så varje dag vi kan undvika är viktig, inte minst för medarbetarna, säger Zara.
