I tider av osäkerhet är det många som ser över sina personalkostnader, då dessa ofta utgör en betydande del av ett företags utgifter. Samtidigt är humankapital ett av de absolut viktigaste konkurrensverktygen vi har i dagens ekonomi. Det gäller därför att inte fastna i termer av nedskärningar. Genom att jobba smart med följande sju områden har ni goda chanser att få ner kostnaderna, öka produktiviteten och få friskare medarbetare.
1. Sänk sjukfrånvaron
En sjukskrivning kostar i snitt 100 000 kr per anställd, och driver du ett bolag med många anställda kan även låga nivåer av frånvaro ha negativ effekt på sista raden. Faktum är att du som företagare kan spara miljoner på sänkt sjukfrånvaro.
Men var ska man börja? Till att börja med är sambandet mellan låg sjukfrånvaro och en god arbetsmiljö tydlig. Därför är det avgörande att jobba för ett positivt arbetsklimat. Lika viktigt är det att få en överblick på den totala sjukfrånvaron, analysera dess orsaker och agera därefter. Jobbar ni systematiskt med medarbetarhälsan kommer ni börja märka en rad positiva effekter, dels i form av sänkta personalkostnader, dels i form av bättre arbetsmiljö vilket bidrar till lönsammare företag. Här kan du dyka djupare i hur du minskar sjukfrånvaron.
2. Stärk medarbetarengagemang…
När medarbetare trivs på jobbet ökar produktiviteten, vilket ger mer utrymme att utveckla kärnverksamheten och stärka kundrelationerna. En undersökning av organisationen Great Place to Work visar till och med att vinstmarginalen för mellanstora företag med en bra arbetsplatskultur är hela 400 procent högre än jämförbara företag.
Här är några snabba tips till bättre arbetskultur:
– Sätt upp mätbara mål och kommunicera dessa internt på ett tydligt vis.
– Skapa gemensamma värderingar och försök alltid leva som ni lär
– Involvera medarbetarna för att hitta sakerna som kan förbättras och utvecklas
– Ge feedback och fira framgångar!
3. …och minska personalomsättning
De bästa talangerna kommer alltid vara attraktiva på arbetsmarknaden, detta gäller oavsett hög- eller lågkonjuktur. Hög personalomsättning, speciellt på nyckelpositioner, kan ha stora negativa konsekvenser för både kostnader och produktion, och riskerar sänka arbetsmoralen hos dem som blir kvar.
Inte helt otippat spelar arbetsmiljön en viktig roll även här. Möjlighet till utveckling, intern rörlighet och kompetensutbildning är exempel på saker som får anställda att vilja stanna. Ett tydligt chefskap som erbjuder flexibilitet kring hur och var den anställda jobbar är ett annat exempel. Betydelsen av flexibilitet är faktiskt större än vad man kan tro: det bidrar till bättre arbetskultur, motverkar utmattningssyndrom och är en central drivkraft bakom produktivitet.
4. Begränsa nyanställningar
Nyrekryteringar är sällan billiga, att hitta rätt kandidat kräver både tid och pengar. Ytterligare resurser behövs därefter vid upplärning, resurser som ofta tas från kärnverksamheten. Ibland går det inte att undvika, men i kärva tider är det klokt att tänka ett varv till, så att beslutet grundas i ett reellt behov. Ett alternativ till att anställa nya medarbetare är att erbjuda befintlig personal att testa nytt och erbjuda internutbildningar. Som vi redan lärt oss bidrar utvecklingsmöjligheter och rörlighet till gladare och mer produktiva medarbetare – en win-win helt enkelt.
5. Gör bättre prognoser
Träffsäkra prognoser bidrar till bättre schemaläggning och mer effektiv hantering av personal, vilket minskar kostnaderna som kommer till följd av över- och underbemanning. Att ha en större personalstyrka än vad produktionen kräver säger sig självt – det är dåligt för business. Vid underbemanning kan du å andra sidan behöva lägga resurser på övertidstillägg alternativt på inhyrd personal vilket för med sig höga rekryterings- och lönekostnader.
Digitala system som tar hänsyn till olika historiska datapunkter, däribland vanliga frånvaroperioder, kan hjälpa dig i det komplexa arbetet att ta fram pålitliga scheman och därmed få ned kostnaderna väsentligt.
6. Ta icke-finansiella nyckeltal på allvar
Finansiella nyckeltal väger alltid tungt, det faktumet är svårt att komma runt. Däremot är de icke finansiella KPI:erna minst lika viktiga och kommer med största sannolikhet att spela en allt större roll för framtida möjligheter till konkurrens. Praktiskt nog har dessa nyckeltal en viktig koppling till de klassiska finansiella, i form av sänkta kostnader. Arbetsvillkor är ett exempel på icke finansiella nyckeltal och här ingår saker som sjukfrånvaro, personalomsättning och medarbetarnöjdhet. Men för att de sociala nyckeltalen faktiskt ska få betydelse för lönsamheten på ditt företag behöver de integreras i målstyrningen – ledningen måste med andra börja ta dem på allvar.
7. Använd datadrivna verktyg för analys
Om du ska ta beslut som leder till minskade personalkostnader behöver du snabb tillgång till relevant och korrekt data. Med digitala HR-verktyg som både underlättar processer och tillhandahåller relevant statistik kommer du långt. Denna typ av digitalt stöd är särskilt viktiga för att få kontroll på sjukfrånvaro. På så sätt minskar du tiden som läggs på administration för alla inblandade, både för HR, chefer och medarbetare, och du kan ta bättre, mer datadrivna beslut i stället för att gå på magkänslan.
MedHelp har tagit fram ett verktyg som gör just detta, och mer därtill. Vad sägs om en hälsoplattform som ger överblick på sjukfrånvaroläget i realtid, som med hjälp av AI flaggar individer med tidiga tecken på ohälsa och som ovanpå det ger ett omfattande rehabstöd så att frånvarotiden minimeras när sjukskrivningen väl är ett faktum? Ta tillfället och boka in ett möte om du vill veta hur vi kan hjälpa just din organisation att få ned personalkostnaderna.
